Potvrzení a uzavření

Potvrzením říkáte, že data odpovídají papíru. Doklad přejde do stavu Dokončeno a od té chvíle se s ním počítá v přehledech, jde stáhnout a odeslat.

Co potvrzení dělá

• Uloží hodnoty z formuláře a ověří je proti schématu.
• Přepočítá nálezy, směr dokladu, druh a automatické štítky z opravených dat.
• Zeptá se registru VIES a zkontroluje duplicitu proti archivu.
• Odešle webhook a zprávu do Telegramu, pokud je máte nastavené.
• Zapíše do aktivity, kdo a kdy doklad potvrdil.
• Otevře další doklad z fronty.

Kredit se nestrhává.

Znovuotevření

Potvrzený doklad je jen ke čtení. Když v něm najdete chybu, tlačítko Opravit doklad nabídne dvě cesty: Opravit data vrátí doklad do kontroly a po novém potvrzení odejde webhook znovu, označený jako oprava. Zpracovat znovu zahodí rozpoznaná data a vytěží doklad znovu, i jiným typem — to se hodí, když je špatně typ nebo skoro všechno.

Doklad, který už odešel do účetnictví, se opravou u nás nezmění. Na to okno upozorní; opravte ho i tam.

Kdo smí potvrzovat

Vlastník šanonu vždycky. U sdíleného šanonu záleží na úrovni sdílení: úroveň Kontrola dokladů dává právo potvrzovat a znovu otevírat cizí doklady, aniž by je dotyčný směl přidávat nebo mazat. Přesně to potřebuje externí účetní. Plný přístup potvrzovat smí taky.

Doklady, které nikdo nezkontroloval

Doklad ve stavu Čeká na kontrolu nejde stáhnout, exportovat ani odeslat do účetnictví a nejde z něj vyrobit PDF ani Excel. Do přehledů se nepočítá. Ve výpisu ho najdete filtrem stavu.

Kdo kontrolu nechce, ji v nastavení vypne nebo omezí — pak doklady odcházejí hned po rozpoznání, i s nálezy. Rozhodnutí je vaše, ale u faktury s nesedícím IBANem to znamená, že se chyba pozná až podle toho, kam odešly peníze.