Poznatky o dodavatelích

Od některých dodavatelů chodí doklady pravidelně a model na nich chybuje pořád stejně: komolí název, bere variabilní symbol z jiného místa, čte cenu před slevou. Když takovou chybu při kontrole opravíte, aplikace si z opravy vezme poznatek a u dalšího dokladu téhož dodavatele ho modelu předá.

Nic se nenastavuje. Poznatky vznikají samy z oprav a najdete je v Nastavení → Poznatky o dodavatelích. Tamtéž jde celá funkce vypnout.

Dva druhy poznatků

Stálá hodnota je něco, co má dodavatel na každém dokladu stejné: název se správnou diakritikou, DIČ, měna. Vznikne ve chvíli, kdy hodnotu opravíte na totéž, co už stojí na jiném hotovém dokladu téhož dodavatele. U dodavatele, od kterého máte zatím jediný doklad, proto stálá hodnota nevznikne; přijde s dalším dokladem.

V praxi to znamená, že první oprava názvu, IČO nebo DIČ se ještě nezapamatuje. Z jedné opravy se nepozná, jestli je hodnota u dodavatele stálá, nebo patří jen k tomuhle dokladu jako jeho číslo nebo datum. Když model na dalším dokladu téhož dodavatele chybuje stejně a opravíte to na totéž, poznatek vznikne a od třetího dokladu ho model dostává.

Kde dodavatel údaj uvádí je poznatek o místě: „variabilní symbol je u popisku Reference, ne u Číslo objednávky". Hodnota je na každém dokladu jiná, chyba stejná. Vzniká hned z první opravy a nepíše ho umělá inteligence: aplikace najde v textu dokladu popisek, u kterého hodnota stojí, a opíše ho. Vznikne jen z opravy, která se dá dokladem doložit:

• model vzal jiný údaj, který na dokladu taky stojí, třeba číslo objednávky místo variabilního symbolu nebo datum vystavení místo splatnosti,
• model údaj přehlédl: pole nechal prázdné a hodnota, kterou jste doplnili, na dokladu je,
• model vyplnil pole, které jste vymazali, něčím, co na dokladu stojí u jiného popisku.

Popisek se bere jen tehdy, když stojí na stejném řádku jako hodnota a dělí je dvojtečka („Reference: 8812345"). Kde se takhle spolehlivě najít nedá, poznatek nevznikne. Radši žádný než špatný, protože jde modelu ke každému dalšímu dokladu dodavatele.

Poznatek o místě naopak nevznikne:

• z opravy čtení, tedy když model stál na správném údaji a jen ho přečetl špatně: přehozená číslice, chybějící háček, useknutý konec názvu. Příště bude chyba jinde,
• z hodnoty, která na dokladu vůbec nestojí. Když do pole pro zkoušku připíšete pár písmen, aplikace se z toho nic nenaučí,
• když model vzal hodnotu přímo od popisku, který se jmenuje jako to pole. Doklad říká „Variabilní symbol: 23501" a model dal 23501 do variabilního symbolu, takže udělal, co měl. Když to přepíšete třeba telefonním číslem, o dodavateli to nic neříká.

Řádky položek jsou jediné místo, kde větu formuluje model, například „cena po slevě je ve sloupci Cena". Z popisků se to poskládat nedá. I tady musí být oprava doložená dokladem: přibyl nebo ubyl řádek, nebo na dokladu stojí cena, kterou vzal model, i ta, kterou jste potvrdili. Přepsaný název položky nebo číslo, které na dokladu není, se k modelu nedostane, a i doloženou opravu může model označit za jednorázovou.

U každého poznatku je v nastavení odkaz na doklad, z jehož opravy vznikl.

Jak se poznatek použije

U dalšího dokladu se dodavatel pozná podle IČO v textu dokladu, a kde IČO nemá, podle názvu. Poznatky pak jdou modelu jako nápověda, podobně jako přepis z OCR. Doklad má vždycky přednost: když na něm stojí něco jiného, než říká poznatek, přečte si model to místo znovu a vrátí to, co na dokladu opravdu je. Dodavatel, který se přejmenoval nebo změnil šablonu faktury, se tak zpracuje správně.

Poznatek platí jen pro typ dokladu, ze kterého vznikl. Faktura a účtenka mají jiná pole.

Že model nápovědu dostal, poznáte v okně dokladu na záložce Detaily: rámeček Model dostal nápovědu vypíše, které poznatky to byly. Platí to, co model dostal při zpracování, i když jste poznatek mezitím smazali nebo se z další opravy změnil. U dokladu bez nápovědy, tedy u většiny, rámeček není. Počítadlo použito u N dokladů v nastavení počítá totéž: jen doklady, jejichž dodavatelem poznatek opravdu je.

Co se nepamatuje

• Číslo účtu, přestože je u dodavatele nejstálejší. Nejčastější podvod s fakturami je známý dodavatel s cizím číslem účtu, a nápověda „účet bývá tenhle" by takovou změnu mohla schovat. Účet se proto vždycky čte z dokladu.
• Čísla: částky, množství ani sazby. I když je paušál každý měsíc stejný, má se přečíst z dokladu, ne vzpomenout.
• Opravy na elektronických fakturách (ISDOC). Ty model nečetl, přišly jako data.

Správa v nastavení

Poznatek se v seznamu objeví pár vteřin po potvrzení kontroly, vzniká na pozadí.

U každého poznatku vidíte pole, kterého se týká, u kolika dokladů se použil a kolikrát jste pole opravovali i s ním. Poznatek, který nepomáhá, poznáte podle druhého čísla.

Poznatky nejdou upravit, jen smazat. Jdou do zadání pro model, a to má zůstat pod kontrolou: vzniká jen z toho, co jste na dokladu opravdu opravili. Když poznatek smažete a model chybuje dál, vznikne z další opravy nový. Když pole opravíte i přes poznatek, nahradí se novým sám; stálá hodnota, kterou přepíšete na jinou, se zapomene.

Na jednoho dodavatele a typ dokladu se drží nejvýš deset poznatků. Když přibude další, ustoupí nejdéle neměněný. Počet dodavatelů omezený není.

Poznatek je o dodavateli, ne o dokladu, ze kterého vznikl. Když ten doklad smažete, ať do koše, nebo natrvalo, poznatek zůstává a používá se dál; v seznamu jen ztratí odkaz na doklad. Totéž platí, když doklad zmizí po uplynutí doby uchování. Poznatek, který nechcete, smažte tady v nastavení.

Vznik i smazání poznatku najdete v aktivitě.

Vypnutí

Přepínač v záhlaví sekce vypíná obojí naráz: nové poznatky přestanou vznikat a ty uložené se modelu přestanou předávat. Platí to hned, i pro doklady, které už čekají ve frontě. Uložené poznatky přitom nemizí. Zůstávají v seznamu, jdou dál mazat a po zapnutí se zase začnou používat, nic se nemusí učit znovu.

Hodí se to, když máte podezření, že některý poznatek modelu škodí a chcete to ověřit: vypněte, nechte doklad zpracovat znovu a porovnejte. Zapnutí i vypnutí se zapisuje do aktivity.

Kdy poznatek nevznikne nebo se nepoužije

• Poznatky máte v nastavení vypnuté.
• Doklad jste potvrdili beze změny. Není z čeho se učit.
• Na dokladu není dodavatel (chybí IČO i název), typicky u vlastního schématu, které tahle pole nemá.
• Poznatek o místě potřebuje text dokladu. Fotka zpracovaná s vypnutým OCR žádný nemá; stálé hodnoty z ní vzniknou, poznatek o místě ne. Ze stejného důvodu se u takové fotky nepozná dodavatel a poznatky se na ni nepoužijí.
• Doklad se kontrolovat nemusel. Učí se jen z toho, co při kontrole opravíte, takže s vypnutou kontrolou poznatky nepřibývají.

Ve sdíleném šanonu patří poznatek vlastníkovi dokladu, i když kontroloval host.