Splatnosti

Záložka Splatnosti je seznam přijatých faktur, které čekají na zaplacení. Nic se do ní nezadává: splatnost se čte z dokladu při zpracování a faktura se v ní objeví sama.

Odpovídá na dvě otázky, na které výpis dokladů odpovědět neumí: co je po splatnosti a co mám zaplatit tento týden. Počet faktur po splatnosti je vidět i na samotné záložce, takže o něm víte, aniž byste tam šli.

Které faktury se hlídají

Hlídá se to, co se platí:

• přijaté faktury, zálohové faktury a vrubopisy se splatností,
• hotové doklady i ty, které čekají na kontrolu — splatnost běží bez ohledu na to, jestli jste je stihli potvrdit,
• vydané faktury jen tehdy, když si to zapnete (viz níže).

Nehlídají se účtenky a doklady za palivo (ty jsou zaplacené při nákupu), dobropisy (peníze posílá dodavatel vám), daňové doklady k přijaté platbě (vznikají až po úhradě) a doklady bez data splatnosti.

Splatnost se čte jen z data zapsaného jako RRRR-MM-DD. Když ji model přečte jinak, vznikne při kontrole nález Datum v nesprávném tvaru; po opravě a potvrzení se faktura začne hlídat.

Skupiny

U každé skupiny je součet částek, po měnách zvlášť. Koruny a eura se nesčítají: kurz by do přehledu přinesl číslo, které na žádném dokladu nestojí.

Faktura splatná dnes je mezi brzy splatnými, ne po splatnosti. Peníze můžou odejít ještě odpoledne.

Co se dá s fakturou udělat

Zaplaceno zapíše dnešní datum jako den úhrady a faktura z upozornění zmizí. Hláška nahoře nabídne Vrátit zpět, kdyby to bylo omylem. Je to poznámka v aplikaci: do banky ani do účetnictví se nic neposílá.

Odložit posune připomínku o den, tři dny, týden nebo na datum, které vyberete. Faktura se přesune mezi Odložené a ve zvolený den se vrátí zpátky. Po splatnosti je pořád, jen se o ní do té doby nemluví.

Nehlídat fakturu z upozornění odstraní natrvalo. Je to pro to, co se platí jinak: inkasem, kartou, nebo to platí někdo jiný. Vrátit ji mezi hlídané jde v detailu dokladu.

Odložit a nehlídat jsou schválně dvě různé věci a ani jedna není zaplaceno. Kdo si klikne zaplaceno, jen aby měl v seznamu klid, přijde o poctivý přehled toho, co doopravdy zaplatil.

Ve sdíleném šanonu vidí splatnosti všichni, komu je nasdílený, ale označit zaplaceno smí jen ten, kdo má plný přístup. Úroveň jen kontrola slouží ke schvalování dokladů, ne k placení.

Odkud aplikace ví o úhradě

Ze dvou míst. Úhradu hlásí účetnictví (dnes Fakturoid, když je propojený a doklad z něj vznikl), nebo si fakturu označíte ručně. Ruční značka jde odkliknout, ta z účetnictví ne — tu vlastní účetnictví. Zaplacená faktura je ta, která má aspoň jednu z nich.

Prázdno znamená „o úhradě nevíme", ne „nezaplaceno". Aplikace nevidí do banky.

Ve výpisu dokladů

Výpis má sloupec Splatnost, obarvený podle stavu: červená po splatnosti, jantarová brzy splatná, zelená zaplacená. Po najetí myší se ukáže stav i datum úhrady.

Ve filtrech přibyla volba Splatnost s hodnotami po splatnosti, brzy splatné, nezaplacené a zaplacené. Dá se kombinovat se šanonem, štítkem nebo obdobím — třeba „po splatnosti v šanonu Energie".

V detailu dokladu je řádek Splatnost se stavem a tlačítky Zaplaceno a Nehlídat.

Připomínka do Telegramu

Když máte propojený Telegram, může vám bot ráno v 7 napsat jednu zprávu se seznamem faktur: po splatnosti nahoře, brzy splatné pod tím, u každé dodavatel, částka, splatnost a variabilní symbol. Název faktury je odkaz, kterým se doklad otevře v aplikaci.

Píše se při změně, ne každé ráno: faktura se ohlásí, když vstoupí do lhůty před splatností, znovu den po splatnosti, a pak až když skončí její odložení. Faktura po splatnosti tedy nepíše každý den — kdo ji chce připomenout znovu, odloží si ji.

Zapíná se v Nastavení → Hlídání splatností a chodí jen vlastníkovi dokladu. Ve sdíleném šanonu by jinak tatáž faktura ráno napsala pěti lidem.

Nastavení

V Nastavení → Hlídání splatností:

• Upozornit předem — kolik dní před splatností je faktura „brzy splatná". Výchozí jsou tři dny, dá se i „až v den splatnosti".
• Hlídat splatnosti od — faktury se starší splatností se neukazují. Je to obrana proti tomu, aby se po zapnutí rozsvítily jako po splatnosti všechny dávno zaplacené faktury, o jejichž úhradě aplikace neví. Účtům z doby před hlídáním se nastavilo dva týdny zpátky; prázdné pole znamená hlídat všechno.
• Hlídat i vydané faktury — co dluží odběratelé vám. Výchozí vypnuto.
• Ranní připomínka do Telegramu — viz výše.

Archiv

Faktura nahraná víc než třicet dní po své splatnosti se nehlídá. Je to skoro vždycky podklad pro účetní, ne neuhrazený závazek — bez tohohle pravidla by nahrání loňských faktur zaplavilo upozornění stovkami položek „po splatnosti". Faktura, která přišla pár dní po splatnosti, se hlídá normálně: přesně ta bývá opravdu nezaplacená.