Confirmation et clôture

En confirmant, vous indiquez que les données correspondent au papier. Le document passe à l'état Terminé et à partir de là, il est inclus dans les rapports, peut être téléchargé et envoyé.

Ce que fait la confirmation

• Enregistre les valeurs du formulaire et les vérifie par rapport au schéma.
• Recalcule les découvertes, la direction du document, le type et les étiquettes automatiques à partir des données corrigées.
• Interroge le registre VIES et vérifie la duplication par rapport aux archives.
• Envoie un webhook et un message sur Telegram, si vous les avez configurés.
• Enregistre dans l'activité qui a confirmé le document et à quel moment.
• Ouvre un autre document dans la file d'attente.

Le crédit n'est pas prélevé.

Réouverture

Un document confirmé est en lecture seule. Si vous trouvez une erreur, le bouton Corriger le document propose deux options : Corriger les données ramène le document à l'examen et après une nouvelle confirmation, le webhook sera de nouveau envoyé, marqué comme correction. Traiter à nouveau rejette les données reconnues et extrait le document à nouveau, même sous un autre type — cela est utile si le type est incorrect ou presque tout est erroné.

Un document qui a déjà été envoyé à la comptabilité ne sera pas modifié par notre correction. La fenêtre vous en avertira ; corrigez-le également là-bas.

Qui peut confirmer

Le propriétaire du dossier toujours. Dans un dossier partagé, cela dépend du niveau de partage : le niveau Contrôle des documents donne le droit de confirmer et de rouvrir des documents d'autrui, sans que la personne concernée puisse les ajouter ou les supprimer. C'est exactement ce que nécessite un comptable externe. L'accès complet peut aussi confirmer.

Documents que personne n'a contrôlés

Un document en état En attente de contrôle ne peut pas être téléchargé, exporté ou envoyé à la comptabilité et il ne peut pas être converti en PDF ou Excel. Il n'est pas inclus dans les rapports. Vous pouvez le trouver dans l'extrait par le filtre d'état.

Si quelqu'un ne veut pas de contrôle, il peut le désactiver ou le limiter dans les paramètres — alors les documents partent immédiatement après reconnaissance, même avec les découvertes. La décision vous appartient, mais pour une facture avec un IBAN erroné, cela signifie que l'erreur ne sera remarquée qu'en fonction de l'endroit où l'argent a été envoyé.