Protistrany

Záložka Protistrany je seznam firem, se kterými obchodujete: dodavatelů z přijatých dokladů a odběratelů z vydaných. Nic se do ní nezadává. Protistrana se objeví sama s prvním rozpoznaným dokladem, na kterém je, a všechno ostatní se k ní skládá z dokladů.

Kdo je protistrana

U přijatého dokladu je protistranou dodavatel, u vydaného odběratel. Firma se pozná podle IČO. Když ho doklad nemá, podle názvu bez diakritiky, mezer a teček, takže „Dodavatel s.r.o." a „DODAVATEL s. r. o." je jedna firma. Stejně ji poznává i kontrola duplicit.

Název, IČO a DIČ se ukazují z posledního dokladu. Dodavatel se přejmenuje a registr má ukázat dnešní jméno, ne to z první faktury.

Doklady nahrané dřív, než registr vznikl, se k protistranám připojí samy na pozadí. U velkého archivu to chvíli trvá, výchozí šanon ani štítky se jim přitom nepřidávají.

Výpis

U každé protistrany je vidět:

• počet dokladů, u firmy, se kterou máte přijaté i vydané doklady, i rozdělený podle směru,
• součet celkových částek po měnách,
• IČO, DIČ a odpověď registru VIES, jestli je firma plátcem DPH,
• datum posledního dokladu,
• jestli má výchozí šanon, adresy odesílatele a známé účty.

Hledá se podle názvu, IČO i DIČ, bez ohledu na háčky: „cez" najde „ČEZ Prodej, a.s.". Řadit jde podle posledního dokladu, názvu nebo počtu dokladů.

Do počtu dokladů jdou hotové doklady i ty, které čekají na kontrolu. Do součtu jen hotové, stejně jako v přehledech: doklad čekající na kontrolu ještě nikdo neověřil. Doklady v koši se nepočítají.

Detail protistrany

Detail ukazuje posledních dvacet dokladů. Tlačítkem Všechny doklady přejdete do výpisu dokladů s filtrem na tuhle protistranu; filtr je vidět nad výpisem i při sbalených filtrech a křížkem se zruší.

Když je firma spárovaná ve Fakturoidu, detail to řekne. Párování si drží propojení s Fakturoidem podle IČO a registr ho jen ukazuje.

Výchozí šanon a štítky

U protistrany jde nastavit šanon, kam patří její doklady, a štítky, které má každý její doklad dostat. Platí to pro doklady, které k protistraně přibudou od teď:

• Do výchozího šanonu jde jen doklad bez šanonu. Doklad, který jste do šanonu dali při nahrání, nebo který do šanonu poslala adresa příjmu, zůstane, kde je. Přesun je stejný jako ruční přesun ve výpisu, doklad se kvůli němu nezpracovává znovu.
• Štítky se přidají k těm, které doklad už má, do stropu deseti štítků na doklad. Nabízejí se jen vaše štítky; automatické, jako Dobropis, řídí aplikace podle dat.
• Jen poprvé. Když doklad ze šanonu vyndáte nebo mu štítek smažete, další potvrzení kontroly vám ho nevrátí. Znovu se nastavení uplatní, jen když se doklad přepojí k jiné protistraně, třeba protože jste v kontrole opravili IČO dodavatele.

Starší doklady se nastavením nepřeskládávají.

Adresy odesílatele

Když dodavatel posílá faktury e-mailem přímo na vaši adresu příjmu, přiřaďte jeho adresu k protistraně. Zpráva z ní pak jde rovnou do výchozího šanonu protistrany, ještě před vytěžením. To je důležité: podle šanonu se vybírá typ dokladu a výstupní formát, takže po vytěžení by na přesun bylo pozdě.

Pořadí, podle kterého se o šanonu rozhoduje:

1. šanon v plus-adrese příjemce (adresa+nazevsanonu@…),
2. výchozí šanon protistrany, které patří adresa odesílatele,
3. šanon nastavený u adresy příjmu.

Rozhoduje odesílatel zprávy, ne původní odesílatel přeposlané faktury. Fakturu, kterou vám přeposlala účetní, zařadí až protistrana po vytěžení, když doklad šanon nemá.

Detail nabízí adresy, ze kterých vám e-mailem přišly doklady jen téhle protistrany. Přiřazujete je vy, samo se nepřiřadí nic: z adresy účetní chodí doklady všech dodavatelů a automaticky přiřazená by je posílala do šanonu toho prvního. Jedna adresa patří jedné protistraně, protistrana unese nejvýš deset adres.

Adresy odesílatele nejsou seznam povolených odesílatelů v nastavení příjmu e-mailem. Ten určuje, od koho poštu vůbec přijímáte; tady jde jen o to, kam doklad padne.

Co si aplikace o protistraně pamatuje

• Známé účty. Účty, na které jste dodavateli platili, zapamatované z potvrzených kontrol. Jiný účet na dokladu ohlásí kontrola jako nález, viz Nálezy a jejich řešení.
• Poznatky z oprav. Viz Poznatky o dodavatelích; jednotlivě je smažete v nastavení.
• Odpověď registru VIES. Registr se ptá při zpracování a potvrzení dokladu, když máte zapnutou kontrolu DIČ. Odpověď se zapíše k protistraně i s datem. Když přijde doklad s jiným DIČ, stará odpověď se zahodí.

Zapomenout

Tlačítko Zapomenout na konci detailu smaže, co aplikace o protistraně ví: poznatky z oprav, známé účty, adresy odesílatele, výchozí šanon, štítky a odpověď registru VIES. Doklady zůstanou a protistrana v registru taky, protože na ni odkazují.

Další faktura od dodavatele se pak zachová jako první: nový účet nehlásí a zapamatuje si ho až potvrzením kontroly. Vzít zpět to nejde. Zapomenutí i každá změna výchozího šanonu, štítků a adres jde do aktivity.

Kdo protistrany vidí

Registr patří vlastníkovi dokladů. Host sdíleného šanonu vidí doklady, ke kterým smí, ale registr vlastníka ani jeho nastavení ne.