Sloučení dokladů
Faktura občas přijde po stranách: každá strana naskenovaná zvlášť, vyfocená zvlášť, nebo jako tři přílohy jednoho mailu. Z každého souboru pak vznikne samostatný doklad a každému něco chybí, typicky patička s bankovním spojením nebo rozpis položek. Takové doklady jde sloučit do jednoho.
Aplikace strany sama neskládá. Které strany k sobě patří, se pozná jen z obsahu, a chybně spojené strany dvou různých faktur jsou horší než dva neúplné doklady, protože si jich nikdo nevšimne. Doklady proto vybíráte a řadíte vy.
Jak sloučit
Dvě cesty:
- Z výpisu. Zaškrtněte dva až deset dokladů a v liště dole zvolte Sloučit.
- Z okna dokladu. V nabídce Opravit doklad zvolte Sloučit s dalšími doklady, nebo klikněte na Sloučit se zbytkem dokladu u nálezu neúplného dokladu. Aplikace nabídne doklady, které by mohly patřit k tomuhle: se stejným číslem dokladu, od stejného dodavatele v pár dnech kolem, nebo nahrané spolu s ním. Přidáte je tlačítkem +.
V okně sloučení určíte pořadí šipkami. V tomhle pořadí půjdou strany za sebou, takže první by měla být první strana faktury. Z výpisu se doklady seřadí podle toho, kdy přišly.
Vpravo v okně je originál. Ukazuje první doklad ze seznamu, a když kliknete na jiný doklad nebo na nabídnutý, ukáže jeho. Doklad, nad kterým jste sloučení otevřeli, ze seznamu vyřadit nejde, jen posunout.
Co se stane
- Originály se spojí do jednoho PDF. PDF se přebírá po stranách, jak je, fotka se stane stranou s obrázkem.
- Z PDF vznikne nový doklad a zpracuje se znovu, jako by se právě nahrál. Dostane šanon, směr, cílový formát a webhook prvního dokladu v pořadí a štítky ze všech. Typ dokladu převezme, jen když jste ho vybrali vy; typ, který vybral model, se rozpozná znovu z celého sloučeného dokladu.
- Původní doklady jdou do koše. Odtud je do sedmi dnů vrátíte, kdyby sloučení nebylo správně.
- Kredity za původní doklady se vrátí a za nový se strhnou podle počtu stran, stejně jako při nahrání. Za tutéž fakturu tak neplatíte dvakrát, a sloučení projde i ve chvíli, kdy vám žádné kredity nezbyly.
Když sloučení nevyjde, třeba proto, že nový doklad nejde uložit, zůstane všechno, jak bylo: původní doklady mimo koš a kredity nedotčené.
Co sloučit nejde
- Doklad, který se ještě zpracovává. Počkejte, až doběhne.
- Elektronickou fakturu (ISDOC a spol.). Ta je celá už z podstaty a její data nečetl model.
- Wordový nebo excelový dokument. Sloučit jde PDF a fotky.
- Víc než dvacet stran dohromady, stejný strop jako při nahrání.
- Doklady dvou různých účtů. Host ve sdíleném šanonu slučuje jen s plným přístupem a sloučený doklad zaplatí vlastník šanonu.
Neúplný doklad
Když soubor nese číslování stran, třeba „Strana 2 z 3", a stran má méně, ohlásí to aplikace jako nález: soubor obsahuje jen část dokladu. Nález vzniká po zpracování a znovu při kontrole, stejně jako ostatní nálezy, a jde vypnout v nastavení kontrol.
Číslování se čte z textu dokladu: z textové vrstvy PDF a z přepisu OCR. U fotky se zapnutým OCR tedy funguje taky, u fotky bez OCR ne. Rozumí češtině, slovenštině, angličtině, němčině, polštině a dalším běžným zápisům („Page 2 of 3", „Seite 2 von 3", „Str. 2/3").