Začínáme
Tahle část je pro toho, kdo ParseDoc otevřel poprvé. Projde cestu od přihlášení po první zpracovaný doklad a vysvětlí, co se s dokladem mezi tím děje. Jednotlivé funkce jsou pak popsané podrobně ve vlastních kapitolách.
Co ParseDoc dělá
Nahrajete doklad — fakturu, účtenku, dobropis — jako PDF, sken, fotku z mobilu, nebo i jako Word či Excel. Služba z něj přečte data, zkontroluje je (součty, kontrolní číslice IČO a IBAN, DIČ v registru plátců VIES) a nabídne je ke stažení ve formátu, který vaše účetnictví umí načíst. Odeslat je jde i rovnou do propojeného účetního programu.
Mezi nahráním a výsledkem nestojí člověk. Doklad projde rozpoznáním textu, modelem, který pozná, co je dodavatel a co odběratel, a sadou kontrol. Co nesedí, vám služba ukáže jako nález ve formuláři kontroly — a dokud doklad nepotvrdíte, nikam neodejde.
Elektronickou fakturu (ISDOC, UBL, ZUGFeRD, XML z Pohody) služba nevytěžuje modelem, ale přečte přímo. Taková faktura nestojí žádný kredit.
Doporučené pořadí prvních kroků
- Vyplňte identitu vlastní firmy v nastavení (Moje firma). Bez ní služba nepozná, jestli je doklad přijatý, nebo vydaný, a bere všechno jako přijaté.
- Nahrajte jeden doklad a projděte si formulář kontroly do konce.
- Nastavte výstupní formát, který potřebuje vaše účetnictví. Změnit ho jde kdykoli i zpětně, stažení v jiném formátu nic nestojí.
- Teprve potom nahrávejte dávku. Když se první doklad rozpadne na drobné, rozpadne se stejně i padesát dalších.
Co budete potřebovat
| Věc | Proč |
|---|---|
| IČO vaší firmy | Rozliší přijaté a vydané doklady |
| Kredity na účtu | Platí se za stránku, ne za doklad |
| Vzorek dokladů | Různí dodavatelé, různé rozvržení |
Pokud něco z toho chybí, služba funguje dál, jen vás bude v některých místech zbytečně často zdržovat dotazem.