Propojení s účetnictvím

Doklad jde z ParseDoc poslat rovnou do účetního programu, bez mezikroku se souborem. Propojení se nastavuje v Nastavení → Propojení s účetnictvím. Umíme Fakturoid, iDoklad, SuperFakturu, Xero a QuickBooks Online.

Programy, které běží u vás v počítači — Pohoda, Money S3, Abra Flexi — propojit nejdou. Pro ně stáhnete jejich importní soubor, nebo ISDOC.

Jak se propojení zakládá

Fakturoid, Xero a QuickBooks používají OAuth: kliknete na propojit, přesměruje vás to k poskytovateli, potvrdíte přístup a vrátíte se zpátky. Heslo do účetnictví nám nikdy nezadáváte a neukládáme si ho.

U iDokladu a SuperFaktury si ve svém účtu vydáte API přístup a jeho údaje vložíte k nám; ověří se hned při uložení. U každé služby je napsané, kde je vzít.

Služba, kterou zatím nemáme u poskytovatele zaregistrovanou, se v seznamu hlásí jako nenastavená a tlačítko nejde zmáčknout.

Co se odesílá

Hlavička dokladu, obě strany, položky a souhrny. Do Fakturoidu jde přílohou i originál souboru, takže máte v účetnictví u zápisu i naskenovanou fakturu.

Odeslat jde jen dokončený doklad a jen faktura. Dobropis, zálohová faktura a další druhy jsou v cizích účetnictvích jiná entita, takže se odmítnou a je potřeba je stáhnout jako soubor a naimportovat ručně. Účtenku umí jen Fakturoid, kde se založí jako náklad bez odběratele.

Párování protistrany

Před odesláním se dodavatel (u vydané faktury odběratel) dohledá ve vašem účetnictví podle IČO, případně názvu. Když tam není, založí se. Když odeslání selže, právě založená protistrana se zase uklidí, aby vám v číselníku nezůstávaly poloviční záznamy z neúspěšných pokusů. Nalezené protistrany se nedotýkáme.

Duplicity

Před každým odesláním se účetnictví zeptáme, jestli tam doklad už není. Dvojí kliknutí ho nezaloží podruhé; hláška řekne, že tam je. Kdo ho tam chce podruhé záměrně — třeba proto, že ten původní si mezitím rozeditoval — klikne na Založit i tak.

Co se stane při chybě

Chyba se ukáže v pruhu nad výpisem i s odpovědí účetnictví, ne jen v logu. Zůstane na obrazovce, dokud ji nezavřete, protože důvody bývají dlouhé a je z nich potřeba pochopit, co dělat dál. Odmítnutí kvůli sazbě DPH nabídne poslat doklad znovu s nulovou sazbou.

Doklad se odesláním nemění. Po opravě jde poslat znovu. Odeslaný doklad má u sebe číslo z účetnictví a tam, kde to poskytovatel umí, i odkaz.

Víc firem pod jedním přihlášením

Účetní firma má ve Fakturoidu firmu na každého klienta. Po propojení si vyberete, do které firmy doklady chodí, a u každého šanonu jde nastavit jiná. Když IČO šanonu sedí s IČO některé firmy, nabídne se sama.