Bestätigung und Abschluss

Mit der Bestätigung erklären Sie, dass die Daten mit dem Papier übereinstimmen. Das Dokument wechselt in den Status Abgeschlossen und wird ab diesem Zeitpunkt in Berichten berücksichtigt, kann heruntergeladen und versendet werden.

Was die Bestätigung bewirkt

• Speichert die Werte aus dem Formular und überprüft sie gegen das Schema.
• Berechnet die Ergebnisse neu, die Richtung des Dokuments, die Art und automatische Etiketten aus den korrigierten Daten.
• Fragt das VIES-Register an und überprüft die Duplikate gegen das Archiv.
• Sendet einen Webhook und eine Nachricht an Telegram, wenn Sie diese eingerichtet haben.
• Schreibt in die Aktivität, wer das Dokument wann bestätigt hat.
• Öffnet das nächste Dokument aus der Warteschlange.

Kein Kredit wird abgezogen.

Wiedereröffnung

Ein bestätigtes Dokument ist nur schreibgeschützt. Wenn Sie einen Fehler finden, bietet die Schaltfläche Dokument korrigieren zwei Möglichkeiten: Daten korrigieren bringt das Dokument zur Überprüfung zurück, und nach einer neuen Bestätigung wird der Webhook erneut gesendet, gekennzeichnet als Korrektur. Erneut verarbeiten verwirft die erkannten Daten und erfasst das Dokument erneut, sogar mit einem anderen Typ — das ist nützlich, wenn der Typ falsch oder fast alles falsch ist.

Ein Dokument, das bereits an die Buchhaltung gesendet wurde, wird durch eine Korrektur bei uns nicht verändert. Ein entsprechendes Hinweisfenster wird angezeigt; korrigieren Sie es auch dort.

Wer bestätigen darf

Der Besitzer des Ablagesystems immer. Bei einem geteilten Ablagesystem hängt es von der Sharing-Stufe ab: Die Stufe Dokumentenprüfung gibt das Recht, fremde Dokumente zu bestätigen und wieder zu öffnen, ohne sie hinzufügen oder löschen zu dürfen. Genau das braucht der externe Buchhalter. Vollzugriff darf auch bestätigen.

Dokumente, die niemand überprüft hat

Ein Dokument im Status Wartet auf Überprüfung kann nicht heruntergeladen, exportiert oder an die Buchhaltung gesendet werden, und es kann auch kein PDF oder Excel daraus erstellt werden. Es zählt nicht zu den Berichten. Im Auszug finden Sie es mit dem Statusfilter.

Wer die Überprüfung nicht möchte, kann sie in den Einstellungen deaktivieren oder einschränken — dann verlassen die Dokumente das System sofort nach der Erkennung, auch mit den Ergebnissen. Die Entscheidung liegt bei Ihnen, aber bei einer Rechnung mit einer nicht übereinstimmenden IBAN bedeutet es, dass der Fehler erst daran erkannt wird, wo das Geld hingegangen ist.