Z telefonu k nám, odsud do účetnictví
Doklad pošlete botovi na Telegramu, přepošlete mailem nebo nahrajete v aplikaci. Vytěžený ho odešlete do Fakturoidu jedním kliknutím, nebo stáhnete ve formátu, který chce vaše účetní.
Jak se k nám doklad dostane
Čtyři cesty a všechny končí ve stejném seznamu. Můžete je míchat podle toho, kde zrovna jste.
Vyfotíte a pošlete botovi
Účtenku vyfotíte rovnou u pokladny a pošlete ji do chatu. Bot se zeptá, do kterého šanonu patří, a tím to pro vás končí.
Přepošlete e-mailem
Dostanete vlastní adresu na in.parsedoc.dev. Fakturu od dodavatele na ni jen přepošlete. Přijmeme ji jen od odesílatelů, které povolíte.
Nahrajete v aplikaci
Přetáhnete PDF, fotku, Word nebo Excel. Klidně několik souborů naráz, nebo celý ZIP: rozbalíme ho a doklady dostanou štítek podle jeho jména.
Pošlete přes API
Nahrajete soubor, nebo pošlete jen odkaz na něj a stáhneme si ho sami. Hotový výsledek vrátíme webhookem.
Jak to vypadá
Bot se ptá, kam doklad zařadit
Přeposlaná faktura na vaši adresu
Dobrý den, v příloze posílám fakturu za březen. S pozdravem
Kam doklad odejde
Vytěžený doklad si stáhnete ve formátu, který potřebujete, nebo ho pošlete rovnou do účetnictví. Umíme Fakturoid, iDoklad, SuperFakturu, Xero a QuickBooks.
Do kterých systémů posíláme
Pět účetních systémů. U každého rovnou píšeme, co v něm umíme a na co upozornit — ať se to nezjišťuje až u prvního dokladu.
Fakturoid
- Propojení
- Přihlásíte se přímo u nich, k nám žádné heslo ani klíč nevkládáte.
- Co u něj umíme
- Přijatá faktura se založí jako náklad, vydaná jako faktura. Dodavatele dohledáme podle IČO, a když ho ještě nemáte, založíme ho. Duplicitu poznáme přímo u nich podle našeho identifikátoru, takže dvojí kliknutí doklad nezaloží podruhé.
- Na co upozorňujeme
- Zakládání nákladů přes API mají až ve vyšších tarifech a mají limit na počet kontaktů. Když na to narazíte, poznáte to z hlášky u dokladu.
iDoklad
- Propojení
- V iDokladu si vydáte přístup (Nastavení → API) a vložíte ho k nám. Heslo do iDokladu nám nedáváte.
- Co u něj umíme
- Přijatá i vydaná faktura. Číselnou řadu, způsob úhrady a výchozí měnu bereme z vašeho nastavení, takže doklad sedí do vašich řad. Sazby DPH převádíme na jejich číselník a protistranu párujeme podle IČO.
- Na co upozorňujeme
- Doklad, který jsme už jednou poslali, poznáme podle uloženého čísla. Nečitelné bankovní spojení z papírové faktury raději vynecháme, aby doklad prošel.
SuperFaktura
- Propojení
- E-mail a API klíč z Nástroje → API. Funguje český i slovenský účet.
- Co u něj umíme
- Vydaná faktura i přijatý náklad, klient podle IČO nebo přesného názvu, měna z dokladu. Když má váš účet víc firem, vyberete tu správnou při propojení.
- Na co upozorňujeme
- Zatím jen odesílání. Stažení dokladu do souboru ve formátu SuperFaktury neumíme, na to použijte ISDOC.
Xero
- Propojení
- Přihlásíte se přímo u nich. Firmu bereme tu první, kterou k účtu vrátí.
- Co u něj umíme
- Přijatá faktura jako ACCPAY, vydaná jako ACCREC. Kontakt párujeme podle názvu a řádky zaúčtujeme na účet z vaší osnovy, který sami dohledáme.
- Na co upozorňujeme
- Doklad zakládáme jako koncept, aby ho před zaúčtováním viděl člověk. Daň dopočítá Xero podle nastavení firmy — jeho číselník české sazby nezná.
QuickBooks Online
- Propojení
- Přihlásíte se přímo u nich. Firmu si vybíráte při přihlášení na jejich straně.
- Co u něj umíme
- Přijatá faktura jako Bill, vydaná jako Invoice. Dodavatele i zákazníka párujeme podle názvu a řádky zaúčtujeme na nákladový účet nebo položku ceníku z vašeho číselníku.
- Na co upozorňujeme
- Když v účtu žádný vhodný účet ani položka není, doklad nepošleme a řekneme proč — vybírat ho za vás by byl zásah do vašeho účetnictví. Daň umí jen „daněno / nedaněno“, procento si bere z nastavení firmy.
Tohle platí všude: přijaté i vydané faktury, dohledání protistrany podle IČO a její založení, kontrola duplicit před každým odesláním, hromadné odeslání celého výběru a srozumitelná chyba, když doklad neprojde.
1.Propojíte jednou
V nastavení vyberete své účetnictví a povolíte přístup. U Fakturoidu, Xera a QuickBooks se přihlásíte přímo u nich, u iDokladu a SuperFaktury vložíte přístup, který si tam sami vydáte.
2.Pošlete doklad
Kteroukoliv cestou výš. Vytěžíme z něj dodavatele, částky, sazby DPH i jednotlivé položky.
3.Odešlete kliknutím
U hotového dokladu přibude tlačítko. Doklad se v účetnictví založí i s protistranou — jeden, nebo celý vybraný šanon najednou.
Jak to vypadá
Propojení najdete v aplikaci pod záložkou Propojení, tlačítko pak u každého hotového dokladu.
Propojená účetnictví v nastavení
Propojeno s účtem VašeFirma s.r.o.
Zatím nepropojeno.
Odeslání u hotového dokladu
Co za vás vyřešíme
Dodavatele najdeme podle IČO z dokladu. Když ho v účetnictví ještě nemáte, založíme ho.
Podle typu dokladu založíme náklad, nebo fakturu. Nemusíte na to myslet.
Před každým odesláním se ptáme účetnictví, jestli tam doklad už není. Dvojí kliknutí ho nezaloží podruhé.
Rok účtenek odejde na jedno kliknutí. Běží to na pozadí a na konci dostanete soupis, včetně dokladů, které neprošly a proč.
Když účetnictví doklad odmítne, řekneme proč a co s tím. Údaje na dokladu nikdy neměníme bez vašeho potvrzení.
Na co upozorňujeme rovnou
Účetní systémy mají některé funkce vázané na vyšší tarif a limity na počet kontaktů. Když na to narazíte, poznáte to hned z hlášky u dokladu, ne až v účetnictví.
I bez propojení jde doklad do účetnictví dostat: zvolte formát ISDOC a nahrajte soubor do svého programu, který si ho sám rozpozná a předvyplní.
Co chystáme
Zbývají systémy, které běží u vás v počítači. Tam se nejde připojit přes internet, ale přes jejich vlastní cestu — na tom se pracuje.
K čemu to lidi používají
Účtenky za obědy a naftu
Živnostník fotí účtenky rovnou u pokladny a posílá je botovi. Každá jde do svého šanonu, takže na konci období je všechno pohromadě a nic se neztratilo v peněžence. Přehled o tankování k tomu spočítá spotřebu a součty.
Telegram → šanon Auto → přehled o tankování
Faktury od dodavatelů
Faktury chodí mailem od desítky dodavatelů. Přepošlete je na svoji adresu příjmu a vytěží se samy. Hotový doklad pak jedním kliknutím založíte v účetnictví i s protistranou.
E-mail → vytěžení → účetnictví
Doklady ve vlastním systému
Aplikace posílá doklady přes API a výsledek si vyzvedne webhookem ve vlastním schématu. Žádné stahování souborů, žádné ruční přepisování mezi systémy.
API → webhook → váš systém