Dossiers

Le dossier est l'endroit où va le document. Chaque document appartient à un seul dossier, ou à aucun — il est alors parmi les non classés.

À quoi servent les dossiers

• Cabinet comptable : un dossier par client.
• Société avec succursales : un dossier par centre.
• Parc automobile : un dossier par véhicule, le récapitulatif des carburants est ensuite calculé par voiture.
• Travail de projet : un dossier par commande.
• Exercice comptable : un dossier par an, si cela vous convient mieux qu'un filtre de date.

Ce que le dossier sait faire de plus

Le dossier n'est pas qu'un simple classeur. Il peut réécrire l'identité du compte, soit son propre IČO et le nom de la société. Cela permet au cabinet comptable de reconnaître la direction du document par le client, et non par lui-même : une facture d'un fournisseur est considérée comme reçue par le client, même si le cabinet comptable n'a aucun lien avec le fournisseur.

De plus, la couleur du dossier peut être définie, ainsi que les options de téléchargement par défaut (type de document, direction, nature, format cible, monnaie comptable), la société dans la comptabilité, d'où partent les documents, et le partage avec un autre utilisateur.

On peut avoir jusqu'à deux cents dossiers.

Archivage

Un dossier qui a rempli sa fonction est archivé, il n'est pas supprimé. Il ne sera plus proposé lors du classement, mais les documents qu'il contient restent accessibles et peuvent être consultés. Il est possible de le restaurer à tout moment depuis l'archive.

Il est également possible de supprimer un dossier, dans la gestion des dossiers, après avoir saisi son nom. Soit le dossier seul — les documents sont déplacés parmi les non classés — soit également les documents ; ceux-ci iront alors à la corbeille comme lors d'une suppression classique.