Connexion à la comptabilité

Le document peut être envoyé directement depuis ParseDoc vers le programme comptable, sans étape intermédiaire avec un fichier. La connexion se configure dans Paramètres → Connexion à la comptabilité. Nous supportons Fakturoid, iDoklad, SuperFaktura, Xero et QuickBooks Online.

Les programmes qui fonctionnent sur votre ordinateur — Pohoda, Money S3, Abra Flexi — ne peuvent pas être connectés. Pour eux, vous devrez télécharger leur fichier d'importation ou ISDOC.

Comment établir la connexion

Fakturoid, Xero et QuickBooks utilisent OAuth : vous cliquez sur connecter, cela vous redirige vers le fournisseur, vous confirmez l'accès et vous revenez. Vous ne saisissez jamais de mot de passe pour la comptabilité, et nous ne le stockons pas.

Pour iDoklad et SuperFaktura, vous devez générer un accès API dans votre compte et entrer ses données chez nous ; la vérification se fait immédiatement lors de l'enregistrement. Pour chaque service, il est indiqué où les obtenir.

Un service que nous n’avons pas encore enregistré chez le fournisseur s’affiche comme non configuré dans la liste et le bouton ne peut pas être cliqué.

Ce qui est envoyé

L'en-tête du document, les deux parties, les articles et les résumés. Dans Fakturoid, le fichier original est également envoyé en pièce jointe, vous avez donc la facture scannée dans la comptabilité avec l'enregistrement.

Seul un document complété peut être envoyé et uniquement une facture. Les notes de crédit, les factures pro forma et d'autres types sont une entité différente dans d'autres comptabilités, donc elles seront refusées, et il est nécessaire de les télécharger en tant que fichier et de les importer manuellement. Le reçu ne peut être géré que par Fakturoid, où il sera créé comme une dépense sans client.

Association du partenaire

Avant l'envoi, le fournisseur (pour la facture émise, le client) est recherché dans votre comptabilité selon l'IČO, ou éventuellement par nom. S'il n'est pas là, il sera créé. Si l'envoi échoue, le partenaire nouvellement créé sera également supprimé afin que vous n'ayez pas de demi-enregistrements résultant d’échecs. Nous ne touchons pas les partenaires trouvés.

Doublons

Avant chaque envoi, nous demandons à la comptabilité si le document n’existe pas déjà. Un double clic ne créera pas une deuxième entrée ; un message indiquera qu'il existe déjà. Qui souhaite le créer intentionnellement une seconde fois — par exemple parce que l'original a été modifié entre-temps — peut cliquer sur Créer quand même.

Que se passe-t-il en cas d'erreur

L'erreur s'affiche dans la barre au-dessus de l'extrait avec la réponse de la comptabilité, pas seulement dans le journal. Elle reste à l'écran jusqu'à ce que vous la fermiez, car les motifs peuvent être longs et vous devez comprendre ce qu'il faut faire ensuite. Un refus dû à une taux de TVA proposera d'envoyer le document à nouveau avec un taux nul.

Le document ne change pas lors de l'envoi. Après correction, il peut être renvoyé. Le document envoyé a son numéro dans la comptabilité, et là où le fournisseur le permet, un lien également.

Plusieurs entreprises sous une même connexion

Une firme comptable a dans Fakturoid une entreprise pour chaque client. Après la connexion, vous choisissez à quelle entreprise les documents sont envoyés, et pour chaque dossier, une autre peut être configurée. Si l'IČO du dossier correspond à l'IČO d'une des entreprises, cela sera proposé automatiquement.