Datei-Upload

Der direkteste Weg. In der Registerkarte Dokumente gibt es oben einen Bereich, in den Sie Dateien per Drag & Drop ziehen oder auf den Sie klicken können, um Dateien von der Festplatte auszuwählen.

Welche Dateien werden akzeptiert

• PDF — digitale sowie gescannte.
• Fotos und Bilder — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — aus dem Dokument werden Text und eingefügte Fotos entnommen.
• Elektronische Rechnungen — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML aus Pohoda; diese werden direkt ohne Modell und ohne Credits gelesen.
• Gespeichertes E-Mail — .eml Datei. Diese wird geöffnet, und aus jedem Anhang entsteht ein eigener Beleg.

Der Typ wird aus dem Inhalt der Datei erkannt, nicht aus der Dateiendung. ZIP-Archive mit mehreren Dateien darin werden nicht entpackt; Sie müssen diese entpacken und die Dateien einzeln hochladen.

Hochgeladenes E-Mail

Wenn Ihnen Rechnungen per E-Mail zugestellt werden, müssen Sie die Anhänge nicht einzeln herausziehen. Speichern Sie die Nachricht als .eml und laden Sie sie komplett hoch — aus jedem verwendbaren Anhang entsteht ein eigener Beleg, und nach dem Upload sehen Sie in der Liste, wie viele Belege aus der Datei erstellt wurden.

Es gelten die gleichen Regeln wie beim Empfang per E-Mail:

• Weitergeleitete Nachrichten werden entpackt, einschließlich der Anhänge darin.
• Anhänge unter 20 kB werden übersprungen, da in dieser Größe oft Logos und Unterschriften sind.
• Aus einer E-Mail können höchstens zehn Belege entstehen.
• Wenn neben dem PDF auch ein ISDOC derselben Rechnung vorliegt, entsteht daraus ein Beleg, nicht zwei.

Falls kein Anhang vorhanden ist, wird der Text der Nachricht verarbeitet — Zahlungsbestätigungen oder einfache Rechnungen sind oft direkt im E-Mail-Verkehr verfasst. Der Text wird nur verwendet, wenn aus den Anhängen kein Beleg entstanden ist; bei einer E-Mail mit einer Rechnung im Anhang wäre der Satz „ich sende die Rechnung“ nur ein zusätzlicher Beleg.

Wenn im E-Mail weder im Text noch im Anhang ein Beleg vorhanden ist, wird der Upload abgelehnt und bei jedem Anhang wird vermerkt, warum er nicht verwendet wurde. Die Nachricht selbst wird nicht als Beleg gespeichert — sie ist nur ein Umschlag.

Die Massenwahl funktioniert: Wählen Sie im Dialog mehrere Dateien aus oder ziehen Sie die gesamte Auswahl auf den Bereich, höchstens zwanzig gleichzeitig. Jede Datei wird zu einem eigenen Beleg und wird nach Seitenzahl berechnet. Die Dateien werden einzeln hochgeladen; wenn eine nicht erfolgreich ist, werden die anderen fortgesetzt, und am Ende sehen Sie, was fehlgeschlagen ist und warum.

Qualität des Materials

Die Qualität des Originals ist wichtiger als alles andere. Praktische Regeln:

1. Fotografieren Sie senkrecht von oben, nicht aus einem Winkel. Perspektive verzerrt die Tabellen der Positionen.
2. Gleichmäßiges Licht. Ein Schatten über die Hälfte des Dokuments stört zuverlässig die OCR.
3. Das gesamte Dokument im Bild, einschließlich des Fußzeilen mit den Bankverbindungen.
4. Glätten Sie zerknitterte Quittungen. Falten machen aus Ziffern andere Ziffern.

Digitales PDF ist immer besser als die gedruckte und erneut gescannte Version. Wenn Sie die Wahl haben, verlangen Sie vom Anbieter ein PDF.

Was nach dem Hochladen passiert

Die Datei wird gespeichert, erscheint in der Übersicht mit dem Status Warten in der Warteschlange und wird in die Warteschlange eingereiht. Ab diesem Moment befindet sie sich auf dem Server — ein geschlossener Browser oder ein ausgeschalteter Computer stoppt die Verarbeitung nicht. Fotos, die größer als 2 MB sind, werden komprimiert in das Archiv gespeichert (längste Seite 3400 px), um im Laufe der Jahre keine zusätzlichen Megabyte kosten zu müssen; PDF und Dokumente bleiben unverändert.

Häufige Probleme

• Die Datei ist passwortgeschützt. Eine PDF mit einerm Schloss kann nicht geöffnet werden; entfernen Sie das Passwort vor dem Upload.
• Der Scan ist gedreht oder schief. Drehungen um 90, 180 und 270 Grad werden erkannt und korrigiert, ebenso wie Dokumente, die schräg bis zu 25 Grad liegen.
• Die Datei ist ein Bild innerhalb einer PDF. Das ist häufig der Fall und kann über OCR verarbeitet werden, dauert jedoch etwas länger.
• Die Datei ist kein Beleg. Eine Anzeige, ein Brief oder ein Foto ohne Beleg endet mit einem Fehler und erhält das Label Dokument nicht erkannt und die Credits werden zurückerstattet.