Subida desde archivo
El camino más directo. En la pestaña Documentos, hay un área en la parte superior donde se pueden arrastrar archivos con el mouse, o hacer clic y seleccionarlos del disco.
Qué acepta el área
- PDF — digital y escaneado.
- Fotos e imágenes — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — se extrae el texto y las fotos insertadas del documento.
- Facturas electrónicas — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML de Pohoda; se leen directamente, sin modelo y sin créditos.
- Correo electrónico guardado — archivo
.eml. Se abre y se genera un documento de cada adjunto.
El tipo se reconoce por el contenido del archivo, no por la extensión. Los archivos ZIP con múltiples archivos dentro no se descomprimen; debes descomprimirlos y subir los archivos uno por uno.
Correo electrónico subido
Cuando recibes facturas por correo, no necesitas extraer los adjuntos uno a uno. Guarda el mensaje como .eml y súbelo completo: de cada adjunto utilizable se generará un documento propio, y en la lista después de la subida verás cuántos se generaron del archivo.
Las mismas reglas aplican que en recepción por correo electrónico:
- los mensajes reenviados se descomprimen, incluidos los adjuntos dentro de ellos
- los adjuntos menores de 20 kB se omiten, ya que en ese tamaño suelen estar los logos y firmas
- de un solo correo se generarán como máximo diez documentos
- cuando junto a un PDF también hay un ISDOC de la misma factura, se generará un solo documento, no dos
Si no hay ningún adjunto, se procesará el texto del mensaje: confirmaciones de pago o facturas simples suelen estar escritas directamente en el correo. El cuerpo se utiliza solo si no se generó ningún documento de los adjuntos; en un correo con una factura adjunta, la frase "te envío la factura" sería solo un documento adicional.
Si no hay documento ni en el texto ni en el adjunto del correo, la subida será rechazada y se indicará en cada adjunto por qué no se utilizó. El mensaje en sí no se guarda como documento —es un sobre.
La selección masiva funciona: selecciona varios archivos en el diálogo, o arrastra todo el grupo al área, como máximo veinte a la vez. Cada archivo se convertirá en su propio documento y se pagará según su cantidad de páginas. Los archivos se suben uno por uno; si uno no pasa, los otros continúan y al final verás qué falló y por qué.
Calidad del material
La calidad del original es más importante que cualquier otra cosa. Reglas prácticas:
- Fotografíe de manera vertical desde arriba, no en ángulo. La perspectiva distorsionará las tablas de ítems.
- Luz uniforme. La sombra sobre la mitad del documento interfiere con el OCR.
- Todo el documento en el encuadre, incluida la parte inferior con la información bancaria.
- Enderece el recibo arrugado. Los pliegues hacen que los números se conviertan en otros números.
El PDF digital siempre es mejor que su versión impresa y escaneada nuevamente. Si tienes la opción, solicita a tu proveedor un PDF.
Qué sucede después de la subida
El archivo se guardará, aparecerá en el registro con el estado En cola y se agregará a la cola. Desde ese momento está en el servidor — cerrar el navegador o apagar la computadora no detiene el procesamiento. Las fotos mayores de 2 MB se almacenan en el archivo reducidas (lado más largo de 3400 px), para evitar pagar megabytes extra por su conservación a lo largo de los años; los PDF y documentos permanecen sin cambios.
Problemas comunes
- El archivo está protegido por contraseña. No se puede abrir un PDF con candado; elimina la contraseña antes de la subida.
- El escaneo está girado o inclinado. La rotación de 90, 180 o 270 grados es reconocida y corregida por el servicio, al igual que un documento inclinado hasta 25 grados.
- El archivo es una imagen dentro de un PDF. Esto es común y se puede manejar a través de OCR, solo toma un poco más de tiempo.
- El archivo no es un documento. Un anuncio, carta o foto sin documento resultará en un error, recibirá la etiqueta Documento no reconocido y los créditos se devolverán.