Téléchargement depuis un fichier
Le moyen le plus direct. Dans l'onglet Documents, il y a en haut une zone sur laquelle vous pouvez glisser des fichiers avec la souris, ou cliquer dessus pour les sélectionner depuis le disque.
Ce que la zone accepte
- PDF — numériques et scannés.
- Photos et images — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — le texte et les photos insérées seront extraits du document.
- Factures électroniques — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML de Pohoda ; celles-ci sont lues directement, sans modèle et sans crédits.
- E-mail enregistré — fichier
.eml. Il s'ouvrira et un document sera généré à partir de chaque pièce jointe.
Le type est déterminé par le contenu du fichier, pas par l'extension. Les archives ZIP contenant plusieurs fichiers à l'intérieur ne seront pas extraites ; décompressez-les et téléchargez les fichiers un par un.
E-mail téléchargé
Lorsque des factures arrivent dans votre boîte mail, vous n'avez pas besoin de retirer les pièces jointes une par une. Enregistrez le message sous forme de .eml et téléchargez-le entier — chaque pièce jointe utilisable deviendra son propre document et vous verrez dans la liste après le téléchargement combien en provenaient du fichier.
Les mêmes règles s'appliquent qu'avec la réception par e-mail :
- les messages transférés sont décompressés, y compris les pièces jointes à l'intérieur
- les pièces jointes de moins de 20 kB sont ignorées, car à cette taille il y a souvent des logos et des signatures
- un seul e-mail peut donner au maximum dix documents
- si un PDF est accompagné de l'ISDOC de la même facture, ils donneront un seul document, pas deux
S'il n'y a pas de pièce jointe, le texte du message sera traité — les confirmations de paiement ou les factures simples sont souvent écrites directement dans l'e-mail. Le corps sera utilisé uniquement si aucune pièce jointe ne génère de document ; pour un e-mail avec une facture en pièce jointe, la phrase « j'envoie la facture » ne donnerait qu'un document supplémentaire.
Si l'e-mail ne contient pas de document, ni dans le texte ni en pièce jointe, le téléchargement sera refusé et chaque pièce jointe aura une note indiquant pourquoi elle n'a pas été utilisée. Le message lui-même n'est pas enregistré en tant que document — c'est une enveloppe.
La sélection multiple fonctionne : sélectionnez plusieurs fichiers dans la boîte de dialogue, ou faites glisser l'ensemble de la sélection sur la zone, au maximum vingt à la fois. Chaque fichier deviendra son propre document et sera facturé selon son nombre de pages. Les fichiers sont téléchargés un par un ; si un ne passe pas, les autres continuent et à la fin vous verrez ce qui a échoué et pourquoi.
Qualité de la source
La qualité de l'original est plus importante que tout autre facteur. Règles pratiques :
- Prenez des photos verticalement, pas en angle. La perspective déforme les tableaux des articles.
- Éclairage uniforme. Une ombre sur la moitié du document casse sûrement l'OCR.
- L'intégralité du document dans le cadre, y compris le bas de page avec les coordonnées bancaires.
- Redressez le reçu froissé. Les plis font apparaître des chiffres incorrects.
Un PDF numérique est toujours préférable à sa version imprimée et à nouveau scannée. Si vous avez le choix, demandez au fournisseur un PDF.
Que se passe-t-il après le téléchargement
Le fichier sera enregistré, apparaîtra dans l'extrait avec le statut En attente dans la file d'attente et sera mis en file d'attente. À partir de ce moment, il est sur le serveur — fermer le navigateur ou éteindre l'ordinateur ne stoppe pas le traitement. Les photos de plus de 2 Mo seront enregistrées dans l'archive réduites (côté le plus long 3400 px), afin de ne pas payer des mégaoctets supplémentaires pour des années de stockage ; les PDF et documents restent sans changement.
Problèmes fréquents
- Le fichier est protégé par un mot de passe. Un PDF verrouillé ne peut pas être ouvert ; retirez le mot de passe avant de télécharger.
- Le scan est tourné ou incliné. La rotation de 90, 180 ou 270 degrés est reconnue et rectifiée, tout comme un documentincliné jusqu'à 25 degrés.
- Le fichier est une image à l'intérieur d'un PDF. C'est courant et géré par OCR, mais cela prend un peu plus de temps.
- Le fichier n'est pas un document. Une annonce, une lettre ou une photo sans document entraîne une erreur, il obtiendra l'étiquette Document non reconnu et les crédits seront remboursés.