Caricamento da file
Il percorso più diretto. Nalla scheda Documenti c'è in alto un'area in cui puoi trascinare i file con il mouse, oppure cliccare su di essa e selezionarli dal disco.
Cosa accetta l'area
- PDF — digitali e scansionati.
- Foto e immagini — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — dal documento viene estratto testo e foto inserite.
- Fatture elettroniche — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML da Pohoda; vengono lette direttamente, senza modello e senza crediti.
- E-mail salvata — file
.eml. Si apre e per ogni allegato si genera un documento.
Il tipo è riconosciuto dal contenuto del file, non dall'estensione. Gli archivi ZIP con più file all'interno non vengono estratti; devi estrarli e caricare i file uno per uno.
E-mail caricata
Quando ricevi fatture via e-mail, non è necessario estrarre gli allegati uno per uno. Salva
il messaggio come .eml e caricalo interamente — da ogni allegato utilizzabile verrà generato
un documento separato e nell'elenco dopo il caricamento vedrai quanti sono stati creati dal file.
Si applicano le stesse regole che per ricezione via e-mail:
- i messaggi inoltrati vengono estratti, inclusi gli allegati al loro interno
- gli allegati inferiori a 20 kB vengono saltati, poiché a quella dimensione ci sono loghi e firme
- da un'unica e-mail si possono generare al massimo dieci documenti
- quando a fianco di un PDF c'è anche l'ISDOC della stessa fattura, ne verrà generato un solo documento, non due
Quando non c'è alcun allegato, viene elaborato il testo del messaggio — le conferme di pagamento o le fatture semplici sono spesso scritte direttamente nell'e-mail. Il corpo viene utilizzato solo se non è stato generato alcun documento dagli allegati; in un'e-mail con la fattura in allegato, la frase "invio la fattura" genererebbe solo un documento aggiuntivo.
Se nell'e-mail non c'è alcun documento né nel testo né nell'allegato, il caricamento viene rifiutato e per ogni allegato viene indicato il motivo per cui non è stato utilizzato. Il messaggio stesso non viene archiviato come documento — è una busta.
La selezione di massa funziona: seleziona più file nella finestra di dialogo, oppure trascina l'intera selezione nell'area, al massimo venti alla volta. Ogni file diventerà un documento a sé stante e verrà pagato in base al numero di pagine. I file vengono caricati uno alla volta; se uno non passa, gli altri continuano e alla fine vedrai quali hanno fallito e perché.
Qualità del documento
La qualità del documento è più importante di qualsiasi altra cosa. Regole pratiche:
- Fotografa dall'alto, non di lato. La prospettiva distorce le tabelle degli elementi.
- Luce uniforme. L'ombra su metà documento interrompe affidabilmente l'OCR.
- Intero documento in inquadratura, compresa la parte inferiore con i dettagli bancari.
- Appiana lo scontrino schiacciato. Le pieghe creano numeri diversi.
Il PDF digitale è sempre migliore della sua versione stampata e poi riscanalata. Quando hai la possibilità, chiedi al fornitore un PDF.
Cosa succede dopo il caricamento
Il file viene salvato, apparirà nell'elenco con lo stato In attesa e verrà inserito in coda. Da quel momento è sul server — chiudere il browser o spegnere il computer non interromperà l'elaborazione. Le foto superiori a 2 MB vengono archiviate in forma ridotta (lato lungo 3400 px), per evitare costi aggiuntivi per megabyte nel corso degli anni; PDF e documenti rimangono invariati.
Problemi comuni
- Il file è protetto da password. Un PDF con blocco non può essere aperto; rimuovi la password prima di caricarlo.
- La scansione è ruotata o inclinata. La rotazione di 90, 180 e 270 gradi viene rilevata e corretta, così come un documento inclinato fino a 25 gradi.
- Il file è un'immagine all'interno di un PDF. Questo è comune e viene gestito tramite OCR, ma richiede un po' più di tempo.
- Il file non è un documento. Un annuncio, una lettera o una foto senza documento finirà con un errore, riceverà un'etichetta Documento non riconosciuto e i crediti verranno restituiti.