E-Mail-Eingang
Das Konto erhält eine eigene E-Mail-Adresse. Was als Anhang eingeht, wird als hochgeladenes Dokument verarbeitet.
Einstellungen
Die Adresse wird in den Einstellungen im Bereich „Eingang von Dokumenten per E-Mail“ angelegt. Sie sieht aus wie eine zufällige Zeichenkette auf der Domain in.parsedoc.dev — das ist Absicht, da die Adresse auch gleichzeitig Zugangsdaten darstellt. Es können bis zu fünf Adressen angelegt werden, jede kann in einen anderen Ordner verweisen.
Die Adresse kann pausiert werden (E-Mails werden verworfen, die Adresse bleibt) oder gelöscht werden. Eine gelöschte Adresse funktioniert sofort nicht mehr und die neue hat eine andere Zeichenkette, sodass Sie nach einem Leck nichts weiter regeln müssen — nur die Regeln im Postfach neu einstellen. Die Schaltfläche In Kontakte speichern lädt eine Visitenkarte herunter, aus der Sie die Adresse in Google, Apple und Outlook anlegen können.
Zulässige Absender
Es wird nur die Post von Adressen verarbeitet, die in der Liste der zugelassenen Absender stehen. Ohne eine einzige Adresse in dieser Liste akzeptiert das Postfach nichts. Es können bis zu fünf Adressen sein; in der Regel genügt Ihre eigene, von der aus Sie weiterleiten, und ein paar feste Lieferanten.
Wer von jedermann empfangen möchte, kann Allen erlauben wählen. Davon raten wir ab: die Adresse landet in Kopien und Verzeichnissen, und jeder Anhang, der eingeht, kostet Credits.
Anwendung
Zwei sinnvolle Varianten:
- Manuelle Weiterleitung. Leiten Sie die Rechnung vom Lieferanten an die Adresse weiter. Am einfachsten und funktioniert sofort.
- Regel im Postfach. Stellen Sie in Gmail oder Outlook einen Filter ein, der alles von bekannten Lieferanten weiterleitet. Dann müssen Sie nichts weiter tun.
Der Ordner kann auch in der Adresse angegeben werden: [email protected] speichert das Dokument im Ordner dieses Namens. Unbekannte Namen werden ignoriert und das Dokument landet im Ordner, der bei der Adresse festgelegt ist.
Was verarbeitet wird
Es werden Anhänge in unterstützten Formaten verarbeitet: PDF, Fotos, Word- und Excel-Dokumente, elektronische Rechnungen. Wenn neben dem PDF dieselbe Rechnung als ISDOC eingeht, entsteht ein Dokument — Daten aus ISDOC, Vorschau aus PDF, ohne Credits.
Die weitergeleitete Nachricht wird entpackt, auch wenn der Kunde sie als eingebettete E-Mail oder Datei .eml angehängt hat, bis zur dritten Verschachtelungsebene. Aus einer Nachricht können maximal zehn Dokumente entstehen; die Nachricht darf maximal 25 MB groß sein.
Signaturbilder und Icons aus dem Footer werden übersprungen — eingebettete Bilder und Dateien unter 20 kB werden nicht als Dokument betrachtet. Wenn aus der Nachricht kein Dokument aus den Anhängen entsteht, wird der Text der Nachricht probiert: eine direkt im Text der E-Mail geschriebene Rechnung wird in ein Bild umgewandelt und als Dokument verarbeitet.
Die gleiche Nachricht, die ein zweites Mal zugestellt wird, wird nicht erneut verarbeitet.
Antwort und Nachverfolgung
Dem Absender wird geantwortet, was empfangen wurde und in welchen Ordner, oder warum aus der E-Mail kein Dokument entstanden ist. Es wird nur an zugelassene Absender geantwortet und niemals an automatisierte Post; das kann mit dem Schalter Auf Absender antworten deaktiviert werden.
Der Absender, der Betreff und der Text der Nachricht werden dem Dokument zugeordnet und sind im Dokumentfenster auf dem Tab „E-Mail“ sichtbar. Abgelehnte Post hat einen Eintrag in der Aktivitätsprotokollierung mit dem jeweiligen Grund.