Tải lên từ tệp
Cách trực tiếp nhất. Trên tab Tài liệu, có một vùng ở trên để bạn kéo thả tệp bằng chuột hoặc bấm vào đó để chọn từ ổ đĩa.
Vùng nhận loại tệp nào
- PDF — cả phiên bản kỹ thuật số và quét.
- Hình ảnh và hình minh họa — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — văn bản cùng với hình ảnh nhúng sẽ được lấy từ tài liệu.
- Hóa đơn điện tử — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML từ Pohoda; những cái này sẽ được đọc trực tiếp, không cần mô hình và không tốn tín dụng.
- E-mail đã lưu — tệp
.eml. Mỗi tệp đính kèm sẽ được mở và hóa đơn sẽ được tạo ra từ đó.
Loại tệp được xác định từ nội dung tệp, không phải từ phần mở rộng. Các tệp ZIP chứa nhiều tệp bên trong sẽ không được giải nén; hãy giải nén chúng và tải lên từng tệp một.
E-mail đã tải lên
Khi bạn nhận được hóa đơn qua thư, bạn không cần phải giải nén từng tệp đính kèm. Hãy lưu
thông điệp dưới dạng .eml và tải lên toàn bộ — mỗi tệp đính kèm có thể sử dụng sẽ tạo ra
một hóa đơn riêng và sau khi tải lên bạn sẽ thấy số lượng nó trong danh sách.
Các quy tắc giống như trong nhận qua e-mail:
- các thông điệp chuyển tiếp sẽ được giải nén, bao gồm các tệp đính kèm bên trong
- các tệp đính kèm dưới 20 kB sẽ bị bỏ qua, vì kích thước này thường chỉ có logo và chữ ký
- từ một e-mail chỉ có thể tạo ra tối đa mười hóa đơn
- nếu bên cạnh PDF có cả ISDOC của cùng một hóa đơn, sẽ chỉ tạo ra một hóa đơn, không phải hai
Khi không có tệp đính kèm nào, văn bản của thông điệp sẽ được xử lý — xác nhận thanh toán hoặc hóa đơn đơn giản thường được viết trực tiếp trong e-mail. Nội dung chỉ được sử dụng khi không có hóa đơn nào được tạo từ tệp đính kèm; trong e-mail có hóa đơn đính kèm, câu “tôi gửi hóa đơn” sẽ chỉ tạo ra hóa đơn thêm.
Khi trong e-mail không có hóa đơn nào, cả trong văn bản lẫn tệp đính kèm, việc tải lên sẽ bị từ chối và mỗi tệp đính kèm sẽ có ghi chú lý do không sử dụng. Bản thân thông điệp sẽ không được lưu như một hóa đơn — nó là một phong bì.
Việc chọn nhiều tệp hoạt động: hãy đánh dấu nhiều tệp trong hộp thoại, hoặc kéo thả toàn bộ lựa chọn vào vùng, tối đa hai mươi tệp một lần. Mỗi tệp sẽ trở thành một hóa đơn riêng và sẽ được tính phí theo số trang của nó. Các tệp được tải lên từng cái một; nếu một cái không được thông qua, các cái khác vẫn tiếp tục và cuối cùng bạn sẽ thấy điều gì đã thất bại và lý do.
Chất lượng tệp gốc
Chất lượng của tệp gốc quan trọng hơn bất kỳ yếu tố nào khác. Quy tắc thực tiễn:
- Chụp ảnh từ phía trên, không theo góc. Góc nhìn có thể làm sai lệch bảng mục.
- Ánh sáng đồng đều. Bóng tối trên một nửa hóa đơn sẽ đáng tin cậy làm hỏng OCR.
- Toàn bộ hóa đơn nằm trong khung hình bao gồm cả phần chân với thông tin ngân hàng.
- Hóa đơn nhăn cần được làm thẳng. Các nếp gấp có thể tạo ra các chữ số khác.
PDF kỹ thuật số luôn tốt hơn so với phiên bản đã in và quét lại. Khi có lựa chọn, hãy yêu cầu nhà cung cấp PDF.
Điều gì xảy ra sau khi tải lên
Tệp sẽ được lưu, xuất hiện trong danh sách với trạng thái Đang chờ trong hàng đợi và được xếp vào hàng đợi. Từ thời điểm đó, nó sẽ ở trên máy chủ — trình duyệt đóng hoặc máy tính tắt sẽ không ngăn chặn quá trình xử lý. Ảnh lớn hơn 2 MB sẽ được lưu vào kho với kích thước nhỏ hơn (cạnh dài 3400 px), để không phải trả tiền cho megabyte thêm khi lưu giữ trong nhiều năm; PDF và tài liệu vẫn giữ nguyên.
Vấn đề thường gặp
- Tệp được bảo vệ bằng mật khẩu. PDF có khóa không thể mở; hãy xóa mật khẩu trước khi tải lên.
- Quét bị xoay hoặc nghiêng. Dịch chuyển 90, 180 hoặc 270 độ sẽ được dịch vụ nhận diện và điều chỉnh, tương tự như hóa đơn nghiêng lên đến 25 độ.
- Tệp là hình ảnh bên trong PDF. Điều này thường xảy ra và sẽ được xử lý qua OCR, chỉ là mất thêm một thời gian.
- Tệp không phải là hóa đơn. Quảng cáo, thư hoặc ảnh không có hóa đơn sẽ dẫn đến lỗi, sẽ có nhãn Tài liệu không được nhận diện và tín dụng sẽ được hoàn trả.