फ़ाइल से अपलोड
सबसे सीधा तरीका। दस्तावेज़ टैब में ऊपर एक क्षेत्र है, जिसमें फ़ाइलें माउस से खींची जा सकती हैं, या उस पर क्लिक करके उन्हें डिस्क से चुना जा सकता है।
क्षेत्र क्या स्वीकार करेगा
- PDF — डिजिटल और स्कैन किया हुआ।
- फोटो और चित्र — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP।
- Word, Excel, PowerPoint — दस्तावेज़ से टेक्स्ट और चित्र दोनों ले लिए जाते हैं।
- इलेक्ट्रॉनिक चालान — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML से Pohoda; इन्हें सीधे पढ़ा जाता है, बिना मॉडल और बिना क्रेडिट के।
- सहेजा गया ई-मेल — फ़ाइल
.eml। यह खोली जाएगी और प्रत्येक अटैचमेंट से एक दस्तावेज़ बनाया जाएगा।
प्रकार फ़ाइल की सामग्री से पहचाना जाता है, ना कि फ़ाइल एक्सटेंशन से। कई फ़ाइलों वाले ज़िप आर्काइव को अनज़िप नहीं किया जाएगा; आप इन्हें अनज़िप करेंगे और फ़ाइलें एक-एक करके अपलोड करेंगे।
अपलोड किया गया ई-मेल
जब आपको चालान ई-मेल द्वारा मिलते हैं, तो आपको अटैचमेंट्स को एक-एक करके निकालना नहीं है। संदेश को .eml के रूप में सहेजें और इसे संपूर्ण अपलोड करें — प्रत्येक उपयोग योग्य अटैचमेंट से अपना दस्तावेज़ बनेगा और अपलोड के बाद आपको दिखेगा कि फ़ाइल से कितने दस्तावेज़ बने।
इस दौरान ई-मेल द्वारा प्राप्ति के समान ही नियम लागू होते हैं:
- फॉरवर्ड की गई संदेशों को अनज़िप किया जाता है, जिसमें इसके अंदर के अटैचमेंट्स शामिल हैं।
- 20 कबी से कम के अटैचमेंट्स को छोड़ दिया जाएगा, क्योंकि इस आकार में आमतौर पर लोगो और सिग्नेचर होते हैं।
- एक ई-मेल से अधिकतम दस दस्तावेज़ बनते हैं।
- यदि PDF के साथ उसी चालान का ISDOC है, तो इनसे एक ही दस्तावेज़ बनेगा, दो नहीं।
यदि कोई अटैचमेंट नहीं है, तो संदेश के टेक्स्ट को संसाधित किया जाएगा — भुगतान की पुष्टि या साधारण चालान अक्सर ई-मेल में सीधे लिखी जाती है। यह सामग्री तब उपयोग की जाएगी जब अटैचमेंट से कोई दस्तावेज़ नहीं बनेगा; चालान के साथ ई-मेल में "मैं चालान भेज रहा हूँ" वाक्य केवल एक अतिरिक्त दस्तावेज़ होगा।
यदि ई-मेल में न तो टेक्स्ट में और न ही अटैचमेंट में कोई दस्तावेज़ है, अपलोड अस्वीकार कर दिया जाएगा और प्रत्येक अटैचमेंट के बगल में बताया जाएगा कि इसे क्यों नहीं उपयोग किया गया। खुद संदेश को दस्तावेज़ के रूप में सहेजा नहीं जाएगा — यह एक लिफाफा है।
सामूहिक चयन काम करता है: संवाद में अधिक फ़ाइलें चुनें, या संपूर्ण चयन को क्षेत्र में खींचें, अधिकतम बीस एक बार में। प्रत्येक फ़ाइल अपना दस्तावेज़ बनेगी और अपने पृष्ठों की संख्या के अनुसार भुगतान किया जाएगा। फ़ाइलें एक-एक करके अपलोड की जाती हैं; यदि एक विफल हो जाता है, तो अन्य आगे बढ़ते हैं और अंत में आप देखेंगे कि क्या असफल हुआ और क्यों।
दस्तावेज़ की गुणवत्ता
आधार की गुणवत्ता अन्य किसी चीज़ से अधिक महत्वपूर्ण है। व्यावहारिक नियम:
- सीधे ऊपर से फोटो लें, कोण से नहीं। परिप्रेक्ष्य आइटम तालिकाओं को बिखेर देता है।
- समान प्रकाश हो। दस्तावेज़ के आधे हिस्से पर छाया ओसीआर को विश्वासपूर्वक तोड़ देगी।
- पूरे दस्तावेज़ का शॉट, जिसमें बैंक संबंध जानकारी के साथ पाद शामिल है।
- मुड़े हुए रसीद को सीधा करें। मोड़ अंकों को अन्य अंकों में बदल देते हैं।
डिजिटल PDF हमेशा इसके मुद्रित और फिर से स्कैन किए गए संस्करण की तुलना में बेहतर होता है। यदि आप चुनाव कर सकते हैं, तो आप आपूर्तिकर्ता से PDF प्राप्त करना चाहेंगे।
अपलोड के बाद क्या होगा
फ़ाइल सहेजी जाएगी, यह क्यू में प्रतीक्षा कर रहा है स्थिति के साथ सूची में दिखाई देगी और क्यू में शामिल की जाएगी। तब से यह सर्वर पर है — बंद किया गया ब्राउज़र या बंद कंप्यूटर प्रसंस्करण को रोकेगा नहीं। 2 MB से बड़ी फ़ोटो संग्रहित होने पर संकुचित की जाती हैं (लंबी दिशा 3400 px), ताकि वर्षों की रखरखाव में अतिरिक्त मेगाबाइट के लिए भुगतान न करना पड़े; PDF और दस्तावेज़ बिना बदलाव के बने रहते हैं।
सामान्य समस्याएँ
- फ़ाइल पासवर्ड से सुरक्षित है। पासवर्ड वाले PDF को नहीं खोला जा सकता; अपलोड से पहले पासवर्ड हटा दें।
- स्कैन घूमा हुआ या तिरछा है। 90, 180 और 270 डिग्री का घुमाव सेवा स्वयं पहचान लेगी और ठीक कर देगी, जैसे कि 25 डिग्री तक तिरछा दस्तावेज़।
- फ़ाइल PDF के अंदर की छवि है। यह सामान्य है और इसे OCR के माध्यम से संभाला जा सकता है, केवल इसमें थोड़ा अधिक समय लगेगा।
- फ़ाइल दस्तावेज़ नहीं है। विज्ञापन, पत्र या बिना दस्तावेज़ की फ़ोटो त्रुटि में समाप्त हो जाएगी, इसे दस्तावेज़ पहचाना नहीं गया लेबल दिया जाएगा और क्रेडिट वापस कर दिए जाएंगे।