Verbindung zur Buchhaltung

Eine Rechnung kann direkt aus ParseDoc in das Buchhaltungsprogramm gesendet werden, ohne einen Umweg über eine Datei. Die Verbindung wird unter Einstellungen → Verbindung zur Buchhaltung eingerichtet. Wir unterstützen Fakturoid, iDoklad, SuperFaktura, Xero und QuickBooks Online.

Programme, die lokal auf Ihrem Computer laufen — Pohoda, Money S3, Abra Flexi — können nicht verbunden werden. Für diese laden Sie die Importdatei oder ISDOC herunter.

Wie die Verbindung eingerichtet wird

Fakturoid, Xero und QuickBooks nutzen OAuth: Sie klicken auf verbinden, werden zum Anbieter weitergeleitet, bestätigen den Zugriff und kehren zurück. Ein Passwort für die Buchhaltung geben Sie uns niemals an und wir speichern es nicht.

Bei iDoklad und SuperFaktura generieren Sie in Ihrem Konto einen API-Zugriff und geben dessen Daten bei uns ein; dies wird sofort bei der Speicherung überprüft. Bei jedem Dienst steht, wo Sie diese finden.

Ein Dienst, den wir momentan nicht beim Anbieter registriert haben, zeigt sich in der Liste als nicht eingerichtet und der Button ist nicht anklickbar.

Was versendet wird

Die Kopfzeile der Rechnung, beide Seiten, Positionen und Zusammenfassungen. Bei Fakturoid wird auch die Originaldatei als Anhang mitgesendet, sodass Sie in der Buchhaltung zum Eintrag auch die gescannte Rechnung haben.

Es kann nur eine abgeschlossene Rechnung und nur eine Rechnung gesendet werden. Gutschriften, Vorschussrechnungen und andere Arten sind in fremden Buchhaltungen eine andere Entität, daher werden sie abgelehnt und müssen als Datei heruntergeladen und manuell importiert werden. Quittungen werden nur von Fakturoid unterstützt, wo sie als Ausgabe ohne Abnehmer angelegt werden.

Gegenpartei-Paarung

Vor dem Versand wird der Lieferant (bei ausgestellten Rechnungen der Abnehmer) in Ihrer Buchhaltung anhand der IČO (Identifikační číslo, Identifikationsnummer), gegebenenfalls des Namens, gesucht. Wenn er nicht vorhanden ist, wird er angelegt. Wenn der Versand fehlschlägt, wird gerade angelegte Gegenpartei wieder entfernt, damit in Ihrem Verzeichnis keine halbfertigen Einträge aus misslungenen Versuchen bleiben. Gefundene Gegenparteien werden nicht berührt.

Duplikate

Vor jedem Versand fragen wir die Buchhaltung, ob die Rechnung dort schon vorhanden ist. Ein doppelter Klick legt sie nicht erneut an; die Meldung sagt, dass sie bereits existiert. Wer sie absichtlich ein zweites Mal hinzufügen möchte — zum Beispiel weil die ursprüngliche zwischenzeitlich bearbeitet wurde — klickt auf Trotzdem anlegen.

Was bei einem Fehler passiert

Ein Fehler wird in der Leiste über der Anzeige zusammen mit der Antwort der Buchhaltung angezeigt, nicht nur im Protokoll. Er bleibt auf dem Bildschirm, bis Sie ihn schließen, da die Gründe oft langwierig sind und man verstehen muss, was als Nächstes zu tun ist. Eine Ablehnung aufgrund des MwSt.-Satzes bietet an, die Rechnung erneut mit null Satz zu versenden.

Die Rechnung verändert sich durch den Versand nicht. Nach der Korrektur kann sie erneut versendet werden. Eine gesendete Rechnung hat ihre Zahl von der Buchhaltung und dort, wo der Anbieter es kann, auch einen Link.

Mehrere Firmen unter einem Login

Die Buchhaltungsfirma hat in Fakturoid für jeden Kunden eine Firma. Nach der Verbindung wählen Sie aus, in welche Firma die Rechnungen gehen, und für jeden Aktenordner kann eine andere festgelegt werden. Wenn die IČO des Aktenordners mit der IČO einer Firma übereinstimmt, wird es automatisch angeboten.