Nahrání ze souboru

Nejpřímější cesta. Na záložce Dokumenty je nahoře plocha, na kterou jde soubory přetáhnout myší, nebo na ni kliknout a vybrat je z disku.

Co plocha přijme

• PDF — digitální i naskenované.
• Fotky a obrázky — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — z dokumentu se vezme text i vložené fotky.
• Elektronické faktury — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML z Pohody; ty se čtou přímo, bez modelu a bez kreditů.
• Uložený e-mail — soubor .eml. Otevře se a doklad vznikne z každé přílohy.
• Archiv — ZIP, RAR, 7z, TAR i zabalený TAR (.tar.gz, .tar.bz2, .tar.xz). Rozbalí se, doklad vznikne z každého souboru uvnitř a všechny dostanou štítek podle jména archivu.

Typ se pozná z obsahu souboru, ne z přípony.

Nahraný e-mail

Když vám faktury chodí do pošty, nemusíte přílohy vytahovat po jedné. Uložte zprávu jako .eml a nahrajte ji celou — z každé použitelné přílohy vznikne vlastní doklad a v seznamu po nahrání uvidíte, kolik jich ze souboru bylo.

Platí přitom stejná pravidla jako u příjmu e-mailem:

• přeposlané zprávy se rozbalují, včetně příloh uvnitř nich
• přílohy pod 20 kB se přeskočí, protože v té velikosti bývají loga a podpisy
• z jednoho e-mailu vznikne nejvýš deset dokladů
• když vedle PDF leží i ISDOC téže faktury, vznikne z nich jeden doklad, ne dva

Když z příloh žádný doklad nevznikne, zpracuje se text zprávy — potvrzení o platbě nebo jednoduchá faktura bývají napsané přímo v mailu. Platí to i tehdy, když příloha byla, ale odmítla se, třeba jako duplicita. U mailu s fakturou v příloze se tělo nezpracuje; z věty „posílám fakturu" by byl jen doklad navíc.

Když v e-mailu není doklad ani v textu, ani v příloze, nahrání se odmítne a u každé přílohy je napsané, proč se nepoužila. Samotná zpráva se jako doklad neukládá — je to obálka.

Nahraný archiv

Dvacet faktur v jednom ZIPu nemusíte rozbalovat. Archiv nahrajte celý: z každého souboru uvnitř vznikne vlastní doklad a v seznamu po nahrání uvidíte, kolik jich ze souboru bylo. Složky uvnitř archivu na nic nemají vliv, doklad se jmenuje podle souboru, ne podle cesty.

Štítek podle archivu. Každý doklad z archivu dostane štítek se jménem archivu bez přípony — z faktury-srpen.zip je štítek faktury-srpen. Podle něj doklady z jedné dávky najdete filtrem i po měsících. Je to obyčejný štítek: jde přejmenovat, přebarvit i smazat, a když už štítek toho jména máte, použije se ten. Archiv v archivu dá doklad se štítky obou.

Co pro archiv platí:

• formáty ZIP, RAR, 7z, TAR a TAR zabalený gzipem, bzip2 nebo xz
• z jednoho archivu nejvýš padesát souborů; zbytek se vypíše mezi nepoužitými
• každý soubor uvnitř musí projít limitem velikosti vašeho tarifu, stejně jako archiv sám
• soubory, které přibalí systém (__MACOSX, .DS_Store, Thumbs.db), se přeskočí bez hlášení
• když vedle PDF leží i ISDOC téže faktury, vznikne z nich jeden doklad, ne dva
• uložený e-mail v archivu se otevře, archiv v e-mailu taky; hlouběji už ne, archiv v archivu v e-mailu se odmítne
• zaheslovaný archiv otevřít nejde; heslo odstraňte před nahráním

Když z archivu nevznikne žádný doklad, nahrání se odmítne a v aktivitě je u každého souboru napsané, proč se nepoužil. Rozbalený archiv má v aktivitě vlastní záznam s výčtem dokladů, které z něj vznikly. Word a Excel jsou technicky taky ZIP, ale za archiv se nepovažují — zpracují se jako jeden dokument, jak jste zvyklí.

Hromadný výběr funguje: označte v dialogu víc souborů, nebo na plochu přetáhněte celý výběr, nejvýš dvacet najednou. Každý soubor se stane vlastním dokladem a zaplatí se podle svého počtu stran. Soubory se nahrávají po jednom; když jeden neprojde, ostatní pokračují a na konci uvidíte, co selhalo a proč.

Sdílení z telefonu

Když si ParseDoc v Chromu na Androidu nainstalujete jako aplikaci (v nabídce prohlížeče Přidat na plochu a Instalovat), objeví se v systémové nabídce Sdílet. Účtenku vyfoťte, v galerii nebo ve foťáku zvolte Sdílet a vyberte ParseDoc — aplikace se otevře a soubor nahraje sama. Jde to i s PDF ze správce souborů a s víc soubory najednou. iPhone webovým aplikacím místo v nabídce Sdílet nedává; tam poslouží Telegram.

Sdílený doklad se zpracuje s výchozími volbami účtu — typ dokladu, směr, formát a měna z nastavení — stejně jako doklad z e-mailu nebo Telegramu.

Bez signálu se nic neztratí. Sdílený soubor se nejdřív uloží do fronty v telefonu a teprve pak se nahrává. Když zrovna nemáte připojení, uvidíte místo aplikace stránku Uloženo, čeká na připojení a můžete ji zavřít. Soubor odejde sám, jakmile signál bude: hned, pokud je aplikace otevřená, jinak na pozadí, a nejpozději při příštím otevření aplikace. Na záložce Dokumenty je mezitím vidět, kolik sdílených souborů čeká. Sdílet jich můžete za sebou víc, fronta podrží všechny.

Co je dobré vědět:

• Nahrání na pozadí se zavřenou aplikací funguje zhruba hodinu od chvíle, kdy jste ji měli naposledy otevřenou. Potom už telefon nemá platné přihlášení a fronta počká, až aplikaci otevřete.
• Soubor, který služba odmítne, třeba jako duplicitu, z fronty zmizí a důvod uvidíte pod nahrávací plochou.
• Fronta patří účtu, pod kterým jste sdíleli. Po odhlášení počká na vaše další přihlášení a do cizího účtu na stejném telefonu se nenahraje.
• Fronta leží v datech prohlížeče. Jejich smazáním nebo odinstalováním aplikace o čekající soubory přijdete; fotky ve vaší galerii se to netýká.

Kvalita podkladu

Na kvalitě předlohy záleží víc než na čemkoli jiném. Praktická pravidla:

1. Foťte kolmo shora, ne z úhlu. Perspektiva rozhodí tabulky položek.
2. Rovnoměrné světlo. Stín přes polovinu dokladu spolehlivě rozbije OCR.
3. Celý doklad v záběru včetně patičky s bankovním spojením.
4. Zmačkanou účtenku narovnejte. Lomy dělají z číslic jiné číslice.

Digitální PDF je vždycky lepší než jeho vytištěná a znovu naskenovaná podoba. Když máte na výběr, chtějte po dodavateli PDF.

Co se stane po nahrání

Soubor se uloží, objeví se ve výpisu se stavem Čeká ve frontě a zařadí se do fronty. Od té chvíle je na serveru — zavřený prohlížeč ani vypnutý počítač zpracování nezastaví. Fotky větší než 2 MB se do archivu ukládají zmenšené (delší strana 3400 px), aby se za roky uchování neplatilo za megabajty navíc; PDF a dokumenty zůstávají beze změny.

Časté potíže

• Soubor je chráněný heslem. PDF se zámkem nejde otevřít; heslo odstraňte před nahráním.
• Sken je otočený nebo šikmý. Otočení o 90, 180 i 270 stupňů služba pozná a srovná, stejně jako doklad ležící šikmo do 25 stupňů.
• Soubor je obrázek uvnitř PDF. To je běžné a zvládne se přes OCR, jen to trvá o něco déle.
• Soubor není doklad. Inzerát, dopis nebo fotka bez dokladu skončí chybou, dostane štítek Dokument nerozpoznán a kredity se vrátí.