فائل سے اپ لوڈ کرنا

سب سے سیدھا راستہ۔ دستاویزات کے ٹیب میں اوپر ایک جگہ ہے جہاں آپ فائلوں کو ماؤس سے کھینچ کر ڈال سکتے ہیں، یا اس پر کلک کر کے انہیں ڈسک سے منتخب کر سکتے ہیں۔

کون سی جگہ قبول کرتی ہے

• PDF — ڈیجیٹل اور اسکن شدہ۔
• تصاویر — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP۔
• Word, Excel, PowerPoint — دستاویز سے متن اور شامل کردہ تصاویر حاصل کی جائیں گی۔
• الیکٹرانک انوائسز — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML سے Pohoda؛ یہ براہ راست پڑھی جاتی ہیں، ماڈل اور کریڈٹ کے بغیر۔
• محفوظ شدہ ای میل — فائل .eml۔ یہ کھل جائے گی اور ہر منسلکہ سے ایک دستاویز بنے گی۔

قسم مواد سے پہچانی جاتی ہے، توسیع سے نہیں۔ ZIP آرکائیو جن میں ایک سے زیادہ فائلوں کی سہولت ہو، ان کو نہیں کھولا جاتا؛ آپ انہیں کھولیں اور فائلوں کو ایک ایک کر کے اپ لوڈ کریں۔

اپ لوڈ شدہ ای میل

جب آپ کو انوائسز میل میں آتی ہیں، تو آپ کو منسلکہ کو ایک ایک کر کے نکالنے کی ضرورت نہیں۔ پیغام کو .eml کے طور پر محفوظ کریں اور پورا اپ لوڈ کریں — ہر قابل استعمال منسلکہ سے ایک علیحدہ دستاویز بنے گی اور آپ اپ لوڈ کے بعد دیکھیں گے کہ فائل سے کتنی بنیں۔

اس پر وہی قواعد لاگو ہوتے ہیں جیسے ای میل کے ذریعے وصولی:

• آگے بھیجے گئے پیغامات کھلتے ہیں، ان کے اندر موجود منسلکات کے ساتھ
• 20 کلو بائٹس سے کم منسلکات کو چھوڑ دیا جاتا ہے، کیونکہ اس سائز میں لوگو اور دستخط ہوتے ہیں
• ایک ای میل سے زیادہ سے زیادہ دس دستاویزات بنتی ہیں
• اگر PDF کے ساتھ ISDOC اسی انوائس کی ہے، تو وہ ایک دستاویز بنتی ہے، دو نہیں

جب کوئی منسلکہ نہیں ہوتا، تو پیغام کا متن پروسیس کیا جاتا ہے — ادائیگی کی تصدیق یا سادہ انوائس اکثر ای میل میں براہ راست لکھی جاتی ہیں۔ جسم صرف اس وقت استعمال کیا جائے گا جب منسلکات سے کوئی دستاویز نہ بنی ہو؛ انوائس کے ساتھ ای میل میں "میں انوائس بھیج رہا ہوں" جملے سے صرف ایک اضافی دستاویز بنتی ہے۔

جب ای میل میں نہ تو دستاویز ہو، نہ ہی متن میں، اپ لوڈ کرنے سے انکار کیا جائے گا اور ہر منسلکہ کے ساتھ یہ لکھا جائے گا کہ کیوں استعمال نہیں کیا گیا۔ خود پیغام کو دستاویز کے طور پر محفوظ نہیں کیا جاتا — یہ ایک لفافہ ہے۔

باقاعدہ انتخاب کام کرتا ہے: ڈائلاؤگ میں زیادہ فائلیں منتخب کریں، یا منتخب کردہ تمام چیزیں ڈریگ اور ڈراپ کریں، زیادہ سے زیادہ بیس بیک وقت۔ ہر فائل اپنی علیحدہ دستاویز بن جائے گی اور اس کی صفحات کی تعداد کے اعتبار سے پروسیس ہوگی۔ فائلیں ایک ایک کر کے اپ لوڈ کی جاتی ہیں؛ جب ایک ناکام ہو جاتی ہے، تو باقی جاری رہتے ہیں اور آخر میں آپ دیکھیں گے کہ کیا ناکام ہوا اور کیوں۔

مواد کی کیفیت

مواد کے معیار کی اہمیت ہے، اور یہ ہر چیز سے زیادہ اہم ہے۔ عملی قواعد:

1. عمودی طور پر اوپر سے تصویر لیں، کسی زاویہ سے نہیں۔ زاویہ اشیاء کی میزوں کو بگاڑ دیتا ہے۔
2. یکساں روشنی۔ دستاویز کے آدھے حصے پر سایہ OCR کو متاثر کرتا ہے۔
3. پورا دستاویز، بینک کے تعلقات کے ساتھ ٹریکنگ میں۔
4. چٹائی ہوئی رسید کو سیدھا کریں۔ جھکاؤ اعداد کو دوسرے اعداد میں بدل دیتا ہے۔

ڈیجیٹل PDF ہمیشہ اس کی پرنٹ شدہ اور دوبارہ اسکن شدہ شکل سے بہتر ہے۔ جب آپ کے پاس انتخاب ہو، تو سپلائر سے PDF مانگیں۔

اپ لوڈ ہونے کے بعد کیا ہوتا ہے

فائل محفوظ ہو جائے گی، قطار میں انتظار کر رہا ہے کی حیثیت کے ساتھ فہرست میں ظاہر ہو جائے گی اور انتظار کی قطار میں شامل ہو جائے گی۔ اس لمحے سے یہ سرور پر ہے — بند کردہ براؤزر یا بند کمپیوٹر پروسیسنگ کو نہیں روکتا۔ 2 MB سے زیادہ کی تصاویر کو محفوظ کرتے وقت چھوٹا کیا جاتا ہے (لمبی جانب 3400 px) تاکہ کئی سالوں کی ذخیرہ اندوزی میں اضافی میگابائٹس کے لۓ چارج نہ کیا جائے؛ PDF اور دستاویزات بغیر تبدیلی کے رہتی ہیں۔

عام مسائل

• فائل پاس ورڈ سے محفوظ ہے۔ قفل لگے PDF کو نہیں کھولا جا سکتا؛ اپ لوڈ کرنے سے پہلے پاس ورڈ ہٹا دیں۔
• اسکن موڑا ہوا یا جھک گیا ہے۔ 90، 180، یا 270 ڈگری موڑنے کی سروس کو معلوم ہوتا ہے اور اسے ٹھیک کر دیتی ہے، جیسے 25 ڈگری تک جھکا ہوا دستاویز۔
• فائل PDF کے اندر ایک تصویر ہے۔ یہ عام ہے اور OCR کے ذریعے پروسیس کیا جا سکتا ہے، صرف اس میں کچھ وقت زیادہ لگتا ہے۔
• فائل دستاویز نہیں ہے۔ اشتہار، خط یا دستاویز کے بغیر تصویر ختم ہو جائے گی، اسے دستاویز کی شناخت نہیں کی گئی کا لیبل ملے گا اور کریڈٹس واپس کی جائیں گی۔