Ordner

Ein Ordner ist der Ort, an den ein Dokument gehört. Jedes Dokument ist genau in einem oder in keinem – dann ist es unter den nicht zugeordneten.

Wofür Ordner verwendet werden

• Buchhaltungsfirma: ein Ordner pro Kunde.
• Firma mit Filialen: ein Ordner pro Standort.
• Fuhrpark: ein Ordner pro Fahrzeug, die Übersicht über das Tanken wird dann nach Autos geführt.
• Projektarbeit: ein Ordner pro Auftrag.
• Rechnungsperiode: ein Ordner pro Jahr, wenn dies für Sie praktischer ist als die Datumsfilterung.

Was der Ordner noch kann

Ein Ordner ist nicht nur eine Mappe. Er kann die Identität des Kontos überschreiben, also die eigene IČO und den Firmennamen. Dadurch erkennt die Buchhaltungsfirma die Richtung des Dokuments anhand des Kunden, nicht anhand von sich selbst: Eine Rechnung vom Lieferanten ist für den Kunden eingegangen, auch wenn die Buchhaltungsfirma nichts mit dem Lieferanten zu tun hat.

Außerdem wird bei einem Ordner die Farbe eingestellt, die Standardoptionen für das Hochladen (Dokumenttyp, Richtung, Art, Zielformat, Währung der Buchhaltung), die Firma in der Buchhaltung, wohin die Dokumente von ihm gehen, und die Freigabe an einen weiteren Benutzer.

Es können bis zu zweihundert Ordner angelegt werden.

Archivierung

Ein Ordner, der nicht mehr benötigt wird, wird archiviert, nicht gelöscht. Er wird bei der Zuordnung nicht mehr angeboten, aber die Dokumente darin bleiben erhalten und sind auffindbar. Aus dem Archiv kann jederzeit zurückgeholt werden.

Ein Ordner kann auch gelöscht werden, in der Verwaltung der Ordner nach Eingabe seines Namens. Entweder nur der Ordner – die Dokumente werden unter die nicht zugeordneten verschoben – oder auch mit Dokumenten; diese gelangen dann in den Papierkorb wie bei einem normalen Löschen.