Unggah dari File
Cara yang paling langsung. Di tab Dokumen terdapat area di atas tempat file bisa diseret dengan mouse, atau klik area tersebut dan pilih dari disk.
Apa yang Diterima oleh Area
- PDF — digital maupun yang dipindai.
- Foto dan Gambar — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — teks dan foto yang tersemat diambil dari dokumen.
- Faktur Elektronik — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML dari Pohoda; ini dibaca langsung, tanpa model dan tanpa kredit.
- Email yang Disimpan — file
.eml. Ini akan terbuka dan dokumen akan dibuat dari setiap lampiran.
Tipe file dikenali dari isi file, bukan dari ekstensi. Arsip ZIP dengan banyak file di dalamnya tidak akan diekstrak; ektraksi dilakukan dan file diunggah satu per satu.
Email yang Diupload
Ketika faktur datang ke email Anda, Anda tidak perlu menarik lampiran satu per satu. Simpan
pesan sebagai .eml dan unggah seluruhnya — dari setiap lampiran yang dapat digunakan akan
dibuat dokumen tersendiri dan setelah diunggah Anda akan melihat berapa banyak dari file tersebut.
Aturan yang sama berlaku seperti pada penerimaan melalui email:
- pesan yang diteruskan akan diekstrak, termasuk lampiran di dalamnya
- lampiran di bawah 20 kB akan dilewati, karena biasanya berisi logo dan tanda tangan
- dari satu email maksimal dapat dibuat sepuluh dokumen
- jika ada PDF dan ISDOC dari faktur yang sama, akan dibuat satu dokumen, bukan dua
Jika tidak ada lampiran, teks pesan akan diproses — konfirmasi pembayaran atau faktur sederhana biasanya ditulis langsung di email. Isi tubuh hanya digunakan jika tidak ada dokumen yang dihasilkan dari lampiran; pada email dengan faktur sebagai lampiran hanya akan menjadi dokumen tambahan.
Jika tidak ada dokumen di dalam email, baik di teks atau lampiran, unggahan akan ditolak dan setiap lampiran akan dicatat alasan mengapa tidak digunakan. Pesan itu sendiri tidak disimpan sebagai dokumen — itu hanya amplop.
Pemilihan massal berfungsi: tandai beberapa file dalam dialog, atau seret seluruh pilihan ke area, maksimal dua puluh sekaligus. Setiap file akan menjadi dokumen sendiri dan biayanya akan dihitung berdasarkan jumlah halamannya. File diunggah satu per satu; jika satu file gagal, yang lainnya tetap berjalan dan pada akhir Anda akan melihat apa yang gagal dan mengapa.
Kualitas Material
Kualitas dokumen lebih penting dari segalanya. Aturan praktis:
- Ambil foto dari atas, bukan dari sudut. Perspektif akan merusak tabel item.
- Pencahayaan yang merata. Bayangan di atas setengah dokumen akan secara signifikan mengganggu OCR.
- Seluruh dokumen harus dalam bingkai termasuk footer dengan informasi bank.
- Ratakan struk yang kusut. Lipatan dapat mengubah angka menjadi angka yang berbeda.
PDF digital selalu lebih baik daripada versi yang dicetak dan dipindai ulang. Jika Anda punya pilihan, mintalah PDF dari penyedia.
Apa yang Terjadi Setelah Unggahan
File akan disimpan, muncul di daftar dengan status Menunggu dalam Antrian dan diurutkan ke dalam antrian. Sejak saat itu, file berada di server — browser yang tertutup atau komputer yang dimatikan tidak akan menghentikan pemrosesan. Foto lebih dari 2 MB akan disimpan dalam arsip dalam ukuran yang lebih kecil (sisi terpanjang 3400 px), agar tidak dikenakan biaya tambahan megabyte selama tahun penyimpanan; PDF dan dokumen tetap tanpa perubahan.
Masalah Umum
- File dilindungi dengan kata sandi. PDF yang terkunci tidak dapat dibuka; hapus kata sandi sebelum mengunggah.
- Pindaian terbalik atau miring. Rotasi 90, 180, atau 270 derajat dapat dikenali dan disesuaikan oleh layanan, begitu juga dokumen yang miring hingga 25 derajat.
- File adalah gambar di dalam PDF. Ini umum dan dapat ditangani melalui OCR, hanya saja memerlukan waktu lebih lama.
- File bukan dokumen. Iklan, surat, atau foto tanpa dokumen akan menghasilkan kesalahan, diberi label Dokumen tidak dikenali dan kredit akan dikembalikan.