Carregamento de arquivo
A maneira mais direta. Na aba Documentos, há uma área na parte superior onde você pode arrastar arquivos com o mouse ou clicar para selecioná-los no disco.
O que a área aceita
- PDF — digital e escaneado.
- Fotos e imagens — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — o texto e as fotos inseridas são extraídos do documento.
- Faturas eletrônicas — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML de Pohoda; essas são lidas diretamente, sem um modelo e sem créditos.
- E-mail salvo — arquivo
.eml. Ele será aberto e um documento será criado a partir de cada anexo.
O tipo é identificado pelo conteúdo do arquivo, não pela extensão. Arquivos ZIP com vários arquivos dentro não são descompactados; você deve descompactá-los e enviar os arquivos um por um.
E-mail carregado
Quando você recebe faturas por e-mail, não precisa extrair os anexos um a um. Salve a mensagem como .eml e carregue-a inteira — de cada anexo utilizável, um documento próprio será criado, e na lista, após o carregamento, você verá quantos documentos foram gerados a partir do arquivo.
As mesmas regras se aplicam como no recebimento por e-mail:
- mensagens encaminhadas são descompactadas, incluindo os anexos dentro delas
- anexos com menos de 20 kB são ignorados, pois geralmente contêm logotipos e assinaturas
- de um único e-mail, no máximo dez documentos podem ser gerados
- se um PDF e um ISDOC da mesma fatura estiverem juntos, um único documento será criado, não dois
Se não houver nenhum anexo, o texto da mensagem será processado — confirmações de pagamento ou faturas simples geralmente estão escritas diretamente no e-mail. O corpo será utilizado apenas se nenhum documento for gerado a partir dos anexos; em um e-mail com uma fatura em anexo, a frase "estou enviando a fatura" resultaria apenas em um documento adicional.
Se não houver um documento no e-mail, nem no texto, nem no anexo, o carregamento será recusado, e será indicado para cada anexo o motivo pelo qual não foi utilizado. A própria mensagem não é salva como um documento — é apenas o envelope.
A seleção em massa funciona: marque vários arquivos na caixa de diálogo ou arraste toda a seleção para a área, com um máximo de vinte de cada vez. Cada arquivo se tornará um documento próprio e será cobrado com base em sua contagem de páginas. Os arquivos são enviados um a um; se um falhar, os demais continuam, e no final você verá quais falharam e por quê.
Qualidade do material
A qualidade da prova é mais importante do que qualquer outra coisa. Regras práticas:
- Fotografe de cima para baixo, não em ângulo. Perspectivas distorcem tabelas de itens.
- Luz uniforme. Sombras cobrindo metade do documento comprometem a OCR.
- Todo o documento deve estar em foco, incluindo rodapés com informações bancárias.
- Endereços amassados devem ser desamassados. Dobraduras podem alterar os números.
Um PDF digital é sempre melhor do que sua versão impressa e re-digitada. Se você tiver a opção, peça ao fornecedor para fornecer em PDF.
O que acontece após o carregamento
O arquivo será salvo, aparecerá no registro com o status Aguardando na fila e será colocado na fila. A partir desse momento, está no servidor — fechar o navegador ou desligar o computador não interrompe o processamento. Fotos maiores que 2 MB são salvas no arquivo reduzidas (com a borda mais longa de 3400 px), para evitar custos adicionais por megabytes ao longo dos anos; PDFs e documentos permanecem inalterados.
Problemas frequentes
- O arquivo está protegido por senha. PDFs com senha não podem ser abertos; remova a senha antes de carregar.
- A digitalização está girada ou inclinada. O serviço reconhece e ajusta rotações de 90, 180 e 270 graus, assim como documentos inclinados em até 25 graus.
- O arquivo é uma imagem dentro de um PDF. Isso é comum e pode ser gerenciado por meio de OCR, embora leve um pouco mais de tempo.
- O arquivo não é um documento. Anúncios, cartas ou fotos sem documentos resultarão em erro, recebendo o rótulo Documento não reconhecido e os créditos serão reintegrados.