ফাইল থেকে আপলোড

সবচেয়ে সরাসরি উপায়। ডকুমেন্ট ট্যাবে উপরে একটি এরিয়া রয়েছে যেখানে আপনি মাউস দিয়ে ফাইলগুলো ড্র্যাগ করে ফেলতে পারেন, অথবা সেখানে ক্লিক করে ড্রাইভ থেকে নির্বাচন করতে পারেন।

কোন ফাইলটিকে গ্রহণ করবে

• PDF — ডিজিটাল এবং স্ক্যান করা উভয়ই।
• ছবি এবং ইমেজ — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP।
• Word, Excel, PowerPoint — ডকুমেন্ট থেকে টেক্সট এবংembedded ছবি নেওয়া হয়।
• ইলেকট্রনিক ইনভয়েস — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML পোহোডা থেকে; এগুলো সরাসরি পড়া হয়, কোনো মডেল বা ক্রেডিট ছাড়াই।
• সংরক্ষিত ইমেইল — .eml ফাইল। এটি খুলবে এবং প্রতিটি অ্যাটাচমেন্ট থেকে আলাদা নথি তৈরি হবে।

ফাইলের ধরণ নির্ধারণ করা হয় ফাইলের কন্টেন্ট থেকে, এক্সটেনশন থেকে নয়। ZIP আর্কাইভে যাদের মধ্যে একাধিক ফাইল রয়েছে সেগুলো আনজিপ করা হয় না; আপনাকে এগুলো আনজিপ করে এক এক করে আপলোড করতে হবে।

আপলোড করা ইমেইল

যখন ইনভয়েস আপনার মেইলে আসে, তখন আপনাকে অ্যাটাচমেন্টগুলো এক এক করে বের করতে হচ্ছে না। মেসেজটিকে .eml হিসেবে সংরক্ষণ করুন এবং সমস্তটিকে আপলোড করুন — প্রতিটি ব্যবহারযোগ্য অ্যাটাচমেন্ট থেকে একটি আলাদা নথি তৈরি হবে এবং আপলোডের পর আপনি দেখতে পাবেন কতজন ফাইল থেকে এসেছে।

এতে একই নিয়ম প্রযোজ্য যেমন ইমেইল দ্বারা প্রাপ্তিতে:

• ফরওয়ার্ড করা মেসেজগুলি খুলতে হবে, তাদের মধ্যে অ্যাটাচমেন্টসহ
• 20 কেবির নিচের অ্যাটাচমেন্টগুলো এড়ানো হয়, কারণ এই আকারে লোগো এবং স্বাক্ষর থাকে
• এক ইমেইল থেকে সর্বাধিক দশটি নথি তৈরি হয়
• এক PDF এর পাশে যদি একই ইনভয়েসের ISDOC থাকে, তারা একটি নথিতে পরিণত হবে, দুটি নয়

যদি অ্যাটাচমেন্ট না থাকে, তবে মেসেজের টেক্সট প্রক্রিয়াকরণ করা হবে — অর্থ প্রদানের নিশ্চয়তা বা একটি সাধারণ ইনভয়েস সাধারণত মেইলেই লিখা থাকে। শুধুমাত্র তখনই মেসেজের কন্টেন্ট ব্যবহার করা হবে, যখন অ্যাটাচমেন্ট থেকে কোন নথি তৈরি না হয়; একটি ইনভয়েস সহ মেইলে কেবল "আমি একটি ইনভয়েস পাঠাচ্ছি" এই বাক্য অতিরিক্ত একটি নথি হবে।

যদি ইমেইলে নথি না থাকে, না টেক্সটে, না অ্যাটাচমেন্টে, আপলোড প্রত্যাখ্যাত হবে এবং প্রতিটি অ্যাটাচমেন্টের পাশে লেখা থাকবে কেন এগুলো ব্যবহার করা হয়নি। অবশ্যই, মেসেজটিকে নথি হিসেবে সংরক্ষণ করা হয় না — এটি একটি খাম।

মাসিক নির্বাচন চালু আছে: ডায়লগে একাধিক ফাইল চিহ্নিত করুন, অথবা একটি সম্পূর্ণ নির্বাচন প্ল্যাটফর্মে ড্র্যাগ করুন, সর্বাধিক একসাথে বিশাল বিশ্লেষণ। প্রতিটি ফাইল একটি পৃথক নথিতে পরিণত হবে এবং তাদের পৃষ্ঠার সংখ্যার দ্বারা মূল্যায়ন করা হবে। ফাইল এক একজন এক করে আপলোড করা হয়; যখন একটি ব্যর্থ হয়, অন্যগুলো চলতে থাকে এবং শেষে আপনি দেখতে পাবেন কোনটি ব্যর্থ হয়েছে এবং কেন।

উৎসের গুণগত মান

সূত্রের মান কিছুই বেশি গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবহারিক নিয়ম:

1. উপরে থেকে সোজা ছবির তোলা, কোণ থেকে নয়। দৃষ্টিকোণ আইটেম টেবিলগুলোকে বিঘ্নিত করে।
2. সমান আলো। নথির অর্ধেকের উপর ছায়া স্থিরভাবে OCR ভেঙে দেয়।
3. সম্পূর্ণ নথিটি ফ্রেমে হতে হবে, ব্যাঙ্ক সংযোগ সহ পাদচরণ সহ।
4. মচকানো রসিদটি সোজা করুন। ভাঙন সংখ্যা অন্য সংখ্যা তৈরি করে।

ডিজিটাল PDF সবসময় এর মুদ্রিত এবং পুনরায় স্ক্যান করা রূপের চেয়ে ভালো। যদি আপনার কাছে নির্বাচনের অবস্থা থাকে তবে সরবরাহকারীর কাছে PDF চাইবেন।

আপলোডের পর কি হবে

ফাইলটি সংরক্ষণ করা হবে, এটি কিউতে অপেক্ষা করছে অবস্থায় সূচীতে প্রদর্শিত হবে এবং কিউতে ব্যবস্থা নেয়া হবে। সেখান থেকে এটি সার্ভারে রয়েছে — বন্ধ করা ব্রাউজার অথবা কম্পিউটার বন্ধ করে রাখা প্রক্রিয়াটিকে থামাবে না। 2 MB এর বেশি বড় ছবি আর্কাইভে কম করা হবে (দীর্ঘ পাশ 3400 px), যাতে বছর ধরে সংরক্ষণে অতিরিক্ত মেগাবাইটের জন্য টাকা না দিতে হয়; PDF এবং ডকুমেন্টগুলি অপরিবর্তিত থাকে।

সাধারণ সমস্যা

• ফাইল পাসওয়ার্ড দ্বারা সুরক্ষিত। লক সহ PDF খোলা যায় না; আপলোডের আগে পাসওয়ার্ড সরান।
• স্ক্যানটি উল্টে বা তির্যক। 90, 180 এবং 270 ডিগ্রি ঘূর্ণনের অঙ্গভঙ্গি সেবা সনাক্ত করে এবং সারিবদ্ধ করে, তেমনি 25 ডিগ্রির বেশি তির্যক নথির ক্ষেত্রেও।
• ফাইল একটি ছবি PDF এর ভিতর। এটি সাধারণ এবং OCR এর মাধ্যমে সমাধান করা যায়, তবে এটি কিছুটা সময় নেয়।
• ফাইল একটি নথি নয়। বিজ্ঞাপন, চিঠি বা কোন নথি বিহীন ছবি ত্রুটির জন্ম দেয়, এটি নথি সনাক্ত করা হয়নি লেবেল পায় এবং ক্রেডিট ফেরত দেওয়া হয়।