Erste Schritte

Dieser Abschnitt ist für diejenigen, die ParseDoc zum ersten Mal öffnen. Er beschreibt den Weg von der Anmeldung bis zum ersten verarbeiteten Dokument und erklärt, was mit dem Dokument dazwischen passiert. Die einzelnen Funktionen sind dann in eigenen Kapiteln ausführlich beschrieben.

Was macht ParseDoc

Sie laden ein Dokument hoch — eine Rechnung, einen Beleg, eine Gutschrift — als PDF, Scan, Foto vom Handy oder sogar als Word- oder Excel-Datei. Der Dienst liest die Daten daraus, überprüft sie (Summen, Prüfziffern IČO und IBAN, DIČ im VIES-Register) und bietet sie zum Download im Format an, das Ihre Buchhaltung lesen kann. Sie können sie auch direkt in das verbundene Buchhaltungsprogramm senden.

Zwischen dem Hochladen und dem Ergebnis steht kein Mensch. Das Dokument durchläuft die Texterkennung, ein Modell, das erkennt, was der Lieferant und was der Empfänger ist, und eine Reihe von Prüfungen. Was nicht stimmt, zeigt Ihnen der Dienst als Fund im Prüfungsformular — und solange Sie das Dokument nicht bestätigen, geht es nirgendwohin.

Die elektronische Rechnung (ISDOC, UBL, ZUGFeRD, XML aus Pohoda) wird nicht vom Modell extrahiert, sondern direkt gelesen. Eine solche Rechnung kostet kein Kredit.

Empfohlene Reihenfolge der ersten Schritte

1. Füllen Sie die Identität Ihres Unternehmens in den Einstellungen (Mein Unternehmen) aus. Ohne diese erkennt der Dienst nicht, ob das Dokument empfangen oder ausgestellt wurde, und betrachtet alles als empfangen.
2. Laden Sie ein Dokument hoch und gehen Sie bis zum Ende durch das Prüfungsformular.
3. Stellen Sie das Ausgabeformat ein, das Ihre Buchhaltung benötigt. Sie können es jederzeit auch rückwirkend ändern, der Download in einem anderen Format kostet nichts.
4. Erst danach laden Sie eine Charge hoch. Wenn das erste Dokument in seine Einzelteile zerlegt wird, zerlegt sich auch fünfzig weitere.

Was Sie benötigen

Wenn etwas davon fehlt, funktioniert der Dienst weiterhin, jedoch wird er Sie an manchen Stellen unnötig oft mit Rückfragen aufhalten.