Загрузка из файла
Самый прямой путь. На вкладке Документы вверху есть область, в которую можно перетаскивать файлы мышью или кликнуть, чтобы выбрать их с диска.
Что примет область
- PDF — цифровые и отсканированные.
- Фотографии и изображения — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
- Word, Excel, PowerPoint — текст и вставленные фотографии будут взяты из документа.
- Электронные счета-фактуры — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML из Pohody; они читаются напрямую, без модели и без кредитов.
- Сохраненный e-mail — файл
.eml. Откроется, и документ будет создан из каждой вложенной части.
Тип определяется по содержимому файла, а не по расширению. ZIP-архивы с несколькими файлами внутри не распаковываются; их нужно распаковать и загружать файлы по одному.
Загруженный e-mail
Когда вам приходят счета на почту, вам не нужно извлекать вложения по одному. Сохраните
сообщение как .eml и загрузите его целиком — из каждой выполнимой вложенной части будет создан
отдельный документ, и в списке после загрузки вы увидите, сколько из файла было создано.
Действуют те же правила, что и для получения по e-mail:
- пересланные сообщения распаковываются, включая вложения внутри них
- вложения менее 20 кБ пропускаются, поскольку в таком размере обычно находятся логотипы и подписи
- из одного e-mail может быть создано максимум десять документов
- если рядом с PDF находится и ISDOC этого же счета, будет создан один документ, а не два
Если вложения нет, обрабатывается текст сообщения — подтверждение оплаты или простой счет обычно написаны прямо в письме. Тело используется только в том случае, если из вложений не был создан ни один документ; в письме с фактурой в вложении из фразы «отправляю счет» будет создан только дополнительный документ.
Если в e-mail нет документа ни в тексте, ни во вложении, загрузка отклоняется, и к каждому вложению написано, почему оно не было использовано. Само сообщение в качестве документа не сохраняется — это конверт.
Массовый выбор работает: отметьте в диалоговом окне несколько файлов или перетащите всю выборку на область, максимум двадцать сразу. Каждый файл станет отдельным документом, и будет оплачен согласно количеству страниц. Файлы загружаются по одному; если один не проходит, остальные продолжают, и в конце вы увидите, что не прошло и почему.
Качество исходника
Качество исходника важнее всего. Практические рекомендации:
- Снимайте прямо сверху, не под углом. Перспектива искажается таблицы позиций.
- Равномерное освещение. Тень на половине документа надежно портит OCR.
- Полный документ в кадре, включая колонтитулы с банковскими реквизитами.
- Помятую квитанцию выпрямите. Сгибы делают из цифр другие цифры.
Цифровой PDF всегда лучше, чем его напечатанный и вновь отсканированный вариант. Если есть возможность выбора, требуйте у поставщика PDF.
Что происходит после загрузки
Файл сохраняется, появляется в списке со статусом Ожидание в очереди и помещается в очередь. С этого момента он на сервере — закрытый браузер или выключенный компьютер не остановит обработку. Фотографии больше 2 МБ сохраняются в архиве уменьшенными (длинная сторона 3400 px), чтобы через годы хранения не платить за дополнительные мегабайты; PDF и документы остаются без изменений.
Частые проблемы
- Файл защищен паролем. PDF с замком нельзя открыть; удалите пароль перед загрузкой.
- Сканированное изображение повернуто или наклонено. Повороты на 90, 180 и 270 градусов служба распознает и выправляет, как и документ, лежащий под углом до 25 градусов.
- Файл — изображение внутри PDF. Это обычное дело и обрабатывается с помощью OCR, только это занимает немного больше времени.
- Файл не является документом. Объявление, письмо или фото без документа завершится ошибкой, получит метку Документ не распознан и кредиты будут возвращены.