Dokumenten-Upload

Dokumente gelangen auf vier Wegen in den Dienst. Alle enden gleich — mit einem Dokument im Auszug — unterscheiden sich jedoch darin, wie viel Arbeit Sie dabei leisten müssen.

Übersicht der Wege

Gemeinsame Regeln

Die Dateigröße ist wichtig: Über dem Tariflimit wird der Upload noch vor dem Absenden abgelehnt, sodass Sie nicht auf einen Transfer warten, der sowieso mit einem Fehler endet. Mehrseitige PDFs werden als ein einziges Dokument verarbeitet, höchstens zwanzig Seiten — wenn in einem PDF zwei Rechnungen sind, erhalten Sie ein Dokument mit gemischten Daten.

Die Duplizität überwacht der Dienst anhand des Inhalts der Datei. Dieselbe Datei, die ein zweites Mal hochgeladen wird, wird mit Verweis auf die ursprüngliche abgelehnt, sodass Sie nicht zweimal dafür bezahlen. Wer das Dokument absichtlich erneut ausliest, kann die Kontrolle in den Einstellungen (Duplikatskontrolle) ausschalten. Der zweite Scan derselben Rechnung hat einen anderen Dateiinhalts und wird akzeptiert; der Dienst erkennt ihn erst nach der Verarbeitung anhand des Lieferanten und der Dokumentennummer und meldet ihn als Fund.

Upload-Optionen — Dokumenttyp, Richtung, Zielformat, Währung der Buchhaltung — können als Standard im Ordner gespeichert werden. Ein Dokument, das per E-Mail oder Telegram kommt, übernimmt sie aus dem Ordner, in den es fällt, und was der Ordner nicht bestimmt, aus den Kontoeinstellungen.

Warteschlange

Hochgeladene Dokumente werden parallel verarbeitet und wechseln zwischen den Kunden, sodass ein großer Import eines Kontos die anderen nicht blockiert. Bei einem Stapel von mehreren Dutzend Dateien ist es normal, dass das letzte auch einige Minuten wartet. Der Auszug wird alle drei Sekunden automatisch aktualisiert, solange etwas verarbeitet wird; es ist nicht nötig, F5 zu drücken.