Vom Telefon zu uns, von hier aus in die Buchhaltung
Senden Sie das Dokument an den Bot in Telegram, leiten Sie es per E-Mail weiter oder laden Sie es in der App hoch. Das verarbeitete Dokument senden Sie mit einem Klick an Fakturoid oder laden es in dem Format herunter, das Ihre Buchhaltung benötigt.
So kommt das Dokument zu uns
Vier Wege, die alle in derselben Liste enden. Sie können sie nach Belieben kombinieren.
Fotografieren und an den Bot senden
Fotografieren Sie den Beleg direkt an der Kasse und senden Sie ihn an den Chat. Der Bot fragt, in welchen Ordner er gehört, und damit ist es für Sie erledigt.
Per E-Mail weiterleiten
Sie erhalten eine eigene Adresse auf in.parsedoc.dev. Leiten Sie die Rechnung von Ihrem Lieferanten dorthin weiter. Wir akzeptieren sie nur von Absendern, die Sie genehmigen.
In der App hochladen
Ziehen Sie eine PDF, ein Bild, Word oder Excel hierher. Gerne mehrere Dateien auf einmal oder ein ganzes ZIP: wir entpacken es und die Dokumente erhalten ein Etikett basierend auf ihrem Namen.
Über API senden
Laden Sie eine Datei hoch oder senden Sie einfach einen Link dazu, und wir laden sie selbst herunter. Das fertige Ergebnis wird über den Webhook zurückgegeben.
So sieht es aus
Der Bot fragt, wo das Dokument eingeordnet werden soll
Weitergeleitete Rechnung an Ihre Adresse
Guten Tag, anbei sende ich die Rechnung für den Monat März. Mit freundlichen Grüßen
Wohin das Dokument geht
Das erstellte Dokument können Sie im benötigten Format herunterladen oder direkt an die Buchhaltung senden. Wir unterstützen Fakturoid, iDoklad, SuperFaktura, Xero und QuickBooks.
In welche Systeme senden wir
Fünf Buchhaltungssysteme. Bei jedem beschreiben wir direkt, was wir darin können und worauf wir hinweisen – damit dies nicht erst beim ersten Beleg herausgefunden wird.
Fakturoid
- Verbindung
- Sie melden sich direkt bei ihnen an, bei uns geben Sie kein Passwort oder Schlüssel ein.
- Was können wir dort
- Eingehende Rechnungen werden als Kosten erfasst, ausgehende als Rechnungen. Lieferanten suchen wir laut USt-Identifikationsnummer, und wenn Sie ihn noch nicht haben, legen wir ihn an. Duplikate erkennen wir dort anhand unserer Identifikationsnummer, sodass ein doppelter Klick den Beleg nicht erneut anlegt.
- Worauf wir hinweisen
- Die Erstellung von Kosten über die API haben sie nur in den höheren Tarifen und es gibt eine Limite für die Anzahl der Kontakte. Wenn Sie darauf stoßen, erkennen Sie es an der Meldung beim Beleg.
iDoklad
- Verbindung
- In iDoklad erstellen Sie einen Zugang (Einstellungen → API) und fügen diesen bei uns ein. Das Passwort für iDoklad geben Sie uns nicht.
- Was können wir dort
- Eingehende und ausgehende Rechnungen. Die Nummernreihe, Zahlungsart und die Standardwährung nehmen wir aus Ihren Einstellungen, sodass der Beleg in Ihre Reihen passt. MwSt-Sätze übertragen wir in ihre Nummern und die Gegenstelle paaren wir nach USt-Identifikationsnummer.
- Worauf wir hinweisen
- Ein Beleg, den wir bereits einmal gesendet haben, erkennen wir an der gespeicherten Nummer. Unlesbare Bankverbindungen von der Papierrechnung lassen wir besser weg, damit der Beleg durchkommt.
SuperFaktura
- Verbindung
- E-Mail und API-Schlüssel aus Werkzeuge → API. Es funktioniert mit einem tschechischen und slowakischen Konto.
- Was können wir dort
- Ausgehende Rechnungen sowie eingehende Kosten, Klienten nach USt-Identifikationsnummer oder genauem Namen, Währung vom Beleg. Wenn Ihr Konto mehrere Firmen hat, wählen Sie beim Verbinden die richtige aus.
- Worauf wir hinweisen
- Bisher nur das Senden. Das Herunterladen des Belegs in ein SuperFaktura-Dateiformat können wir nicht, verwenden Sie dafür ISDOC.
Xero
- Verbindung
- Sie melden sich direkt bei ihnen an. Die erste Firma, die unser Konto zurückgibt, verwenden wir.
- Was können wir dort
- Eingehende Rechnungen als ACCPAY, ausgehende als ACCREC. Kontakte paaren wir nach Name und buchen die Zeilen auf ein Konto Ihrer Struktur, das wir selbst finden.
- Worauf wir hinweisen
- Wir erfassen den Beleg als Entwurf, damit ein Mensch ihn vor der Buchung sieht. Die Steuer wird von Xero nach den Firmeneinstellungen berechnet – dessen Nummernverzeichnis kennt die tschechischen Sätze nicht.
QuickBooks Online
- Verbindung
- Sie melden sich direkt bei ihnen an. Die Firma wählen Sie beim Anmelden auf deren Seite.
- Was können wir dort
- Eingehende Rechnungen als Bill, ausgehende als Invoice. Lieferanten und Kunden paaren wir nach Namen und buchen die Zeilen auf ein Kostenkonto oder eine Position aus Ihrem Nummernverzeichnis.
- Worauf wir hinweisen
- Wenn im Konto kein passendes Konto oder keine Position vorhanden ist, senden wir den Beleg nicht und sagen, warum – ihn für Sie auszuwählen, wäre ein Eingriff in Ihre Buchhaltung. Die Steuer kann nur „besteuert / nicht besteuert“ sein, Prozentsätze nehmen wir aus den Firmeneinstellungen.
Das gilt überall: Eingehende und ausgehende Rechnungen, die Suche nach dem Gegenstand laut USt-Identifikationsnummer und deren Erstellung, Duplikatskontrolle vor jeder Übermittlung, Massenübertragung der gesamten Auswahl und eine verständliche Fehlermeldung, wenn der Beleg nicht durchkommt.
1.Einmal verbinden
Im Einstellungen wählen Sie Ihre Buchhaltung aus und gewähren Zugriff. Bei Fakturoid, Xero und QuickBooks loggen Sie sich direkt dort ein, bei iDoklad und SuperFaktura geben Sie den Zugang ein, den Sie dort selbst erhalten.
2.Dokument senden
Auf jede der oben genannten Arten. Wir extrahieren Lieferanten, Beträge, MWSt-Sätze und einzelne Posten.
3.Mit einem Klick senden
Bei einem fertigen Dokument erscheint eine Schaltfläche. Das Dokument wird in der Buchhaltung angelegt, einschließlich der Gegenpartei — einzeln oder ganz für den ausgewählten Ordner auf einmal.
So sieht es aus
Die Verbindung finden Sie in der Anwendung unter dem Tab Verbindungen, die Schaltfläche erscheint dann bei jedem fertigen Dokument.
Verbundenen Buchhaltungen in den Einstellungen
Verbunden mit Konto IhreFirma s.r.o.
Noch nicht verbunden.
Senden bei fertigem Dokument
Was wir für Sie lösen
Wir finden den Lieferanten anhand der USt-IdNr. aus dem Dokument. Wenn Sie ihn in der Buchhaltung noch nicht haben, legen wir ihn an.
Je nach Dokumenttyp legen wir eine Verbindlichkeit oder eine Rechnung an. Daran müssen Sie nicht denken.
Vor jeder Übermittlung fragen wir die Buchhaltung, ob das Dokument bereits vorhanden ist. Doppelte Klicks erstellen keinen Eintrag.
Ein Jahr Belege wird mit einem Klick gesendet. Dies geschieht im Hintergrund, und am Ende erhalten Sie eine Zusammenstellung, einschließlich der Belege, die fehlgeschlagen sind und warum.
Wenn die Buchhaltung das Dokument ablehnt, teilen wir Ihnen mit, warum und was zu tun ist. Die Angaben im Dokument werden niemals ohne Ihre Bestätigung geändert.
Worauf wir gleich hinweisen
Buchhaltungssysteme haben einige Funktionen, die an höhere Tarife gebunden sind, sowie Limits für die Anzahl der Kontakte. Wenn Sie darauf stoßen, erkennen Sie das sofort anhand der Meldung beim Dokument, nicht erst in der Buchhaltung.
Auch ohne Verbindung können Dokumente in die Buchhaltung gelangen: Wählen Sie das ISDOC-Format und laden Sie die Datei in Ihr Programm hoch, das sie selbst erkennt und vorausfüllt.
Was wir planen
Es gibt Systeme, die auf Ihrem Computer laufen. Diese können nicht über das Internet verbunden werden, sondern über ihren eigenen Weg – daran wird gearbeitet.
Wofür die Leute es nutzen
Belege für Mittagessen und Diesel
Selbständige Fotografen die Belege direkt an der Kasse und senden sie an den Bot. Jeder darin kommt in seinen eigenen Ordner, sodass am Ende des Zeitraums alles zusammen ist und nichts in der Geldbörse verloren geht. Der Überblick über die Tankungen berechnet damit den Verbrauch und die Summen.
Telegram → Ordner Auto → Übersicht über Tankungen
Rechnungen von Lieferanten
Rechnungen kommen per E-Mail von Dutzenden von Lieferanten. Leiten Sie sie an Ihre Empfangsadresse weiter, und sie werden automatisch extrahiert. Das fertige Dokument können Sie dann mit einem Klick in der Buchhaltung anlegen, einschließlich der Gegenseite.
E-Mail → Extraktion → Buchhaltung
Dokumente im eigenen System
Die App sendet Dokumente über die API, und das Ergebnis wird per Webhook in Ihrem eigenen Schema abgerufen. Kein Herunterladen von Dateien, kein manuelles Übertragen zwischen Systemen.
API → Webhook → Ihr System