Dokumentenkontrolle

Die Kontrolle ist der Ort, an dem aus einer Schätzung ein Dokument wird, das Sie vertreten. Sie öffnet sich, indem Sie auf den Titel des Dokuments im Status Wartet auf Kontrolle klicken: links das Original, rechts das Formular mit den Daten und darüber die Erkenntnisse.

Warum überhaupt kontrollieren

Das Modell liest Dokumente gut, aber nicht fehlerfrei, und ein Fehler im Betrag oder auf dem Rechnungskonto kostet mehr als eine Minute, die Sie mit der Kontrolle verbringen. Das Ziel der Kontrolle ist daher nicht, das Dokument erneut komplett zu lesen, sondern sich das anzusehen, was der Dienst selbst als strittig markiert hat.

Standardmäßig wartet jedes Dokument auf Kontrolle, egal woher es kam. In den Einstellungen (Kontrolle vor dem Versenden) kann dies auf ausgewählte Kanäle, nur auf Dokumente mit Erkenntnissen oder deaktiviert werden — dann werden die Dokumente sofort nach der Erkennung gesendet.

Eine Ausnahme gilt immer: Ein Dokument, das Sie erneut verarbeiten lassen, durchläuft auch die Kontrolle auf einem Konto, das nur Dokumente mit Erkenntnissen überprüft. Sie haben gerade gesagt, dass die Daten falsch waren, sodass die neuen Daten von jemandem gesehen werden müssen, bevor sie über den Webhook versendet werden.

Was auf dem Bildschirm zu sehen ist

• Dokumentenvorschau — das originale PDF oder Bild, mit Suchfunktion, Vergrößerung und optionalen Seitenvorschauen. Word und Excel werden als PDF angezeigt.
• Formular — die ausgelesenen Daten in Feldern gemäß dem Schema des Dokuments.
• Erkenntnisse — eine Liste dessen, was die Kontrollen gefunden haben, mit einem Korrekturtaste für jede, wenn verfügbar.
• Nachberechnen — eine Leiste mit Vorschlägen, die fehlende oder unpassende Beträge ergänzt.
• Daten — Rohausgabe im JSON oder XML für diejenigen, die es sehen müssen (Schalter in der Dualansicht).

Wie man es schnell macht

Lesen Sie die Erkenntnisse. Schauen Sie sich den Wert in der Vorschau links an — die Suche in der Vorschau kann auch Beträge finden, die mit Leerzeichen zwischen den Tausendern geschrieben sind, und markiert das entsprechende Feld. Korrigieren Sie oder lassen Sie es sein. Bestätigen Sie mit der Schaltfläche Bestätigen und Senden oder mit der Tastenkombination Ctrl+Enter.

Ein Dokument ohne Erkenntnisse kann mit einem einzigen Klick bestätigt werden, ohne das Formular zu berühren. Ein Dokument mit Erkenntnissen fragt vor der Bestätigung, ob Sie diese wirklich unbeachtet lassen möchten.

Batchkontrolle

Nach der Bestätigung wird sofort das nächste Dokument geöffnet, das wartet. Sie müssen das Fenster nicht schließen, in der Tabelle suchen oder ein weiteres öffnen — Sie durchlaufen die gesamte Warteschlange, ohne auf die Liste zugreifen zu müssen. Die aktiven Filter der Liste gelten weiterhin.