Dosyadan Yükleme

En doğrudan yol. Belgeler sekmesinin üst kısmında, dosyaların fare ile sürüklenip bırakılabileceği bir alan var, ya da üzerine tıklayıp diskinizden seçebilirsiniz.

Alanın kabul ettiği dosya türleri

• PDF — dijital ve taranmış.
• Fotoğraflar ve resimler — JPG, PNG, GIF, WebP, BMP.
• Word, Excel, PowerPoint — belgelerden metin ve yerleştirilen fotoğraflar alınır.
• Elektronik faturalar — ISDOC, ISDOCX, UBL, ZUGFeRD, XML dosyaları Pohoda'dan; bunlar doğrudan, model ve kredi olmadan okunur.
• Kaydedilmiş e-posta — .eml dosyası. Açılır ve her ekten ayrı bir belge oluşur.

Tür, dosyanın içeriğinden belirlenir, uzantısından değil. İçinde birden fazla dosya olan ZIP arşivleri açılmaz; bunları çıkarıp tek tek yüklemeniz gerekir.

Yüklenen e-posta

E-postanıza faturalar geliyorsa, ekleri tek tek çıkarmanız gerekmez. Mesajı .eml olarak kaydedin ve tamamını yükleyin — her kullanılabilir ekten kendi belgeniz oluşur ve yükleme sonrası dosyadan kaç tane oluşturulduğunu liste içinde görebilirsiniz.

Bu durumda e-posta ile alım için aynı kurallar geçerlidir:

• iletiler, içlerindeki eklerle birlikte açılır
• 20 kB'ın altındaki ekler atlanır, çünkü bu boyut genellikle logolar ve imzalar içerir
• bir e-postadan en fazla on belge oluşturulur
• PDF ile aynı faturanın ISDOC'u varsa, bunlardan bir belge oluşur, iki değil

Eğer ek yoksa, mesajın metni işlenir — ödeme onayı veya basit fatura genellikle doğrudan e-postada yazılıdır. Metin yalnızca eklerden hiçbir belgenin oluşmadığı durumlarda kullanılır; ekli faturalı bir e-posta için “faturayı gönderiyorum” cümlesi yalnızca ek belge olur.

E-postada belge ne metinde ne de ekte yoksa, yükleme reddedilir ve her ek için neden kullanılmadığı belirtilir. Mesajın kendisi belge olarak kaydedilmez — bir zarf gibidir.

Toplu seçim yapılabilir: pencerede birden fazla dosyayı seçin veya masaüstüne tüm seçimi sürükleyin, en fazla yirmi dosyayı aynı anda. Her dosya kendi belgesi haline gelir ve sayfa sayısına göre ücretlendirilir. Dosyalar tek tek yüklenir; eğer biri geçmezse, diğerleri devam eder ve sonunda nelerin başarısız olduğunu ve nedenini göreceksiniz.

Belge kalitesi

Örneğin kalitesi her şeyden daha önemlidir. Pratik kurallar:

1. Üstten dik olarak fotoğraf çekin, açıdan değil. Perspektif, öğe tablolarını bozar.
2. Düzgün aydınlatma. Belgenin yarısı üzerinde gölge olmak, OCR'yi güvenilir bir şekilde bozar.
3. Belgenin tam görüntüsü, banka bilgileri ile birlikte.
4. Buruşuk bir fişi düzeltin. Kırılmalar sayılara farklı rakamlar oluşturur.

Dijital PDF her zaman basılı ve tekrar taranmış halinden daha iyidir. Eğer seçenek varsa, tedarikçiden PDF istemelisiniz.

Yükleme sonrası ne olur

Dosya kaydedilir, Sırada Bekliyor durumuyla listeye eklenir ve sıraya alınır. O andan itibaren sunucudadır — kapalı bir tarayıcı veya kapalı bir bilgisayar işlemeyi durdurmaz. 2 MB'den büyük fotoğraflar arşive küçültülerek kaydedilir (uzun kenar 3400 px), böylece yıllarca saklamak için fazladan megabayt ücreti ödenmez; PDF ve belgeler değişmeden kalır.

Sık karşılaşılan sorunlar

• Dosya şifre ile korunmuş. Kilitli PDF açılamaz; yüklemeden önce şifreyi kaldırın.
• Tarama döndürülmüş ya da eğik. 90, 180 ve 270 derece döndürme hizmet tarafından belirlenecek ve düzeltilecektir; 25 dereceye kadar yatay duran belgeler de aynı şekilde.
• Dosya, PDF içinde bir resim. Bu yaygındır ve OCR ile işlenir, yalnızca biraz daha uzun sürer.
• Dosya belge değil. Reklam, mektup veya belge olmadan bir fotoğraf hata alır, Belge Tanınmadı etiketi alır ve krediler geri verilir.