Etiketten

Ein Etikett ist ein freies Zeichen auf dem Dokument. Im Gegensatz zu einem Ordner kann ein Dokument mehrere (höchstens zehn) haben, und daraus ergeben sich keine Verpflichtungen – sie beeinflussen weder die Richtung des Dokuments noch den Ausgang.

Wozu sind sie nützlich

• Zu kennzeichnen, was auf die Genehmigung des Vorgesetzten wartet.
• Um Dokumente für die Barzahlung zu unterscheiden.
• Um eine Abteilung, einen Auftrag oder ein Auto zu kennzeichnen.
• Um vorübergehend strittige Punkte beiseite zu legen.

Farben

Ein Etikett ohne ausgewählte Farbe leitet sie aus dem Namen ab, sodass es stabil ist und beim Erstellen keine Fragen gestellt werden. Eine eigene Farbe wählen Sie in der Etikettenverwaltung. Wählen Sie kontrastreiche Farben und haben Sie lieber weniger – in der Übersicht werden die Etiketten peripher wahrgenommen.

Hinzufügen

Bei einer Zeile in der Übersicht, im Dokumentenfenster im Tab Details oder maschinell aus der Auswahlleiste. Ein neues Etikett kann direkt während der Zuordnung erstellt werden, es ist nicht erforderlich, in die Einstellungen zu gehen. Ein Konto kann bis zu einhundert eigene Etiketten tragen, der Name hat höchstens vierzig Zeichen.

Automatische Etiketten

Einige Etiketten fügt die Anwendung automatisch hinzu: Dokumentart, wenn es sich nicht um eine gewöhnliche Rechnung handelt (Gutschrift, Zahlungserinnerung, Anzahlungsrechnung, Steuerdokument zur Zahlung, Vereinfachtes Dokument), Währungs-Code bei Dokumenten in Fremdwährung und Dokument nicht erkannt bei Dateien, aus denen das Modell nichts gelesen hat.

Das automatische Etikett orientiert sich an den Daten: Wenn Sie bei der Kontrolle die Art oder Währung korrigieren, ändert es sich entsprechend. Deaktivieren kann man es in den Einstellungen (Automatische Etiketten); ein gelöschtes automatisches Etikett wird nicht mehr hinzugefügt und kann dort auch wiederhergestellt werden.

Löschen

Das Löschen eines Etiketts entfernt es von allen Dokumenten. Die Dokumente selbst bleiben erhalten. Da dies nicht rückgängig gemacht werden kann, fragt es nach einer Bestätigung und erinnert daran, wie viele Dokumente betroffen sind.

Etikett oder Ordner?

Regel: Ordner ist ein Ort, Etikett ist eine Eigenschaft. Ein Dokument liegt an einem Ort, kann aber beliebig viele Eigenschaften haben. Wenn Sie zögern, fragen Sie sich, ob es sinnvoll wäre, die Sache gleichzeitig an zwei Orten zu haben – wenn ja, ist es ein Etikett.