ইমেইলের মাধ্যমে গ্রহণ
একাউন্ট একটি নিজস্ব ইমেইল ঠিকানা পাবে। এর উপর প্রাপ্ত সংযুক্তি গৃহীত ডকুমেন্ট হিসেবে প্রক্রিয়া করা হবে।
সেটআপ
ঠিকানা সেটিংসে, ডকুমেন্ট গ্রহণের অংশে প্রতিষ্ঠিত হয়। এটি in.parsedoc.dev ডোমেইনে একটি এলোমেলো স্ট্রিং এর মতো দেখায় — এটি ইচ্ছাকৃত, কারণ এটি ঠিকানা একই সাথে প্রবেশের তথ্য। ঠিকানা সর্বাধিক পাঁচটি হতে পারে, প্রতিটি আলাদা ফোল্ডারে নির্দেশিত হতে পারে।
ঠিকানা স্থগিত (মেইল ফেলে দেওয়া হয়, ঠিকানা থাকে) অথবা মুছে ফেলতে পারে। মুছে ফেলা ঘটনার সাথে সাথে কার্যকর হবে এবং নতুন একটি আলাদা স্ট্রিং থাকবে, তাই আগে থেকে কিছু ব্যবস্থা নেবার প্রয়োজন নেই — শুধু মেইলে নিয়মগুলো পুনরায় সেট করুন। কন্টাক্টে সংরক্ষণ করুন বোতামটি একটি ভিজিট কার্ড ডাউনলোড করে, যাতে আপনি Google, Apple ও Outlook এ ঠিকানা তৈরি করতে পারেন।
অনুমোদিত প্রেরকদের
শুধুমাত্র অনুমোদিত প্রেরকদের তালিকায় আপনার যে ঠিকানাগুলি আছে সেগুলি থেকে মেইল প্রক্রিয়া করা হবে। তালিকায় একটিও ঠিকানা না থাকলে বাক্স কিছু গ্রহণ করবে না। একাধিক ঠিকানা থাকতে পারে; সাধারণত আপনার নিজেদের ঠিকানা (যা থেকে ফরওয়ার্ড করছেন) এবং কয়েকটি স্থায়ী সরবরাহকারীর ঠিকানা যথেষ্ট।
যে কেউ যেকোনো প্রেরক থেকে গ্রহণ করতে চান, তারা সবাইকে অনুমতি দিন নির্বাচন করতে পারেন। আমরা এটি সুপারিশ করি না: ঠিকানা কপি ও ডিরেক্টরিতে চলে যাবে এবং প্রতিটি সংযুক্তি যা পাস হবে, তা ক্রেডিটস খরচ করবে।
কিভাবে ব্যবহার করবেন
দুটি যুক্তিযুক্ত বৈকল্পিক:
- ম্যানুয়ালি ফরওয়ার্ডিং। সরবরাহকারীর কাছ থেকে একটি ইনভয়েস ঠিকানায় ফরওয়ার্ড করুন। এটি সবচেয়ে সহজ এবং তাৎক্ষণিকভাবে কাজ করে।
- মেইলে নিয়ম। Gmail অথবা Outlook এ একটি ফিল্টার সেট আপ করুন যা পরিচিত সরবরাহকারী থেকে সবকিছু ফরওয়ার্ড করে। এরপর আপনাকে কিছু করতে হবে না।
ঠিকানা থেকেও ফোল্ডার নির্দিষ্ট করা যায়: [email protected] এই নামের ফোল্ডারে ডকুমেন্ট সঞ্চয় করবে। অজানা নাম উপেক্ষা করা হবে এবং ডকুমেন্ট ঠিকানার সাথে সংযুক্ত ফোল্ডারে চলে যাবে।
কি প্রক্রিয়া হবে
সমর্থিত ফরম্যাটে সংযুক্তিগুলি প্রক্রিয়া করা হবে: PDF, ছবি, Word এবং Excel ডকুমেন্ট, বৈদ্যুতিন ইনভয়েস। যখন PDF এর পাশে একই ইনভয়েস ISDOC হিসাবে আসে, তখন একটি ডকুমেন্ট তৈরি হয় — ISDOC এর তথ্য, PDF থেকে একটি প্রিভিউ, ক্রেডিট ছাড়া।
ফরওয়ার্ড করা মেইলটি খুলে যাবে, যদিও ক্লায়েন্ট এটি ইনলাইন মেইল বা .eml ফাইল হিসেবে সংযুক্ত করেছেন, তৃতীয় স্তরের অন্তর্ভুক্তি পর্যন্ত। এক থেকে সর্বাধিক দশটি ডকুমেন্ট তৈরি হতে পারে; মেইলটির সর্বাধিক ২৫ এমবি হওয়া উচিত।
স্বাক্ষর চিত্র এবং ফুটার থেকে আইকনগুলি বাদ দেওয়া হবে — ২০ কেবির নিচের স্থানীয় চিত্র এবং ফাইলগুলি ডকুমেন্ট হিসেবে ধরা হবে না। যদি মেইল থেকে কোন ডকুমেন্ট সংযুক্তিগুলি তৈরি না হয়, তাহলে মেইলের টেক্সট চেষ্টা করা হবে: সরাসরি মেইল বডিতে লেখা ইনভয়েস উপসর্গ করা হবে এবং ডকুমেন্ট হিসেবে প্রক্রিয়া করা হবে।
একই মেইল দ্বিতীয়বারে আসলে পুনরায় প্রক্রিয়া করা হবে না।
উত্তর এবং ট্র্যাকিং
প্রেরককে জানানো হবে কি গৃহীত হয়েছে এবং কোন ফোল্ডারে, অথবা কেন মেইল থেকে কোন ডকুমেন্ট তৈরি হয়নি। শুধুমাত্র অনুমোদিত প্রেরকদের উত্তরে দেওয়া হবে এবং কখনও স্বয়ংক্রিয় মেইলে নয়; এটি প্রেরককে উত্তর দিতে সুইচ দ্বারা বন্ধ করা যায়।
প্রেরক, বিষয় এবং মেইলের শরীর ডকুমেন্টের সাথে সংরক্ষণ করা হবে এবং ডকুমেন্ট উইন্ডোর E-mail ট্যাবে দেখা যাবে। প্রত্যাখ্যাত মেইল কার্যকলাপের রেকর্ডে থাকবে এবং এর কারণ উল্লেখ করা হবে।