Réception par e-mail
Le compte reçoit une adresse e-mail unique. Ce qui arrive en pièce jointe y est traité comme un document téléchargé.
Configuration
L'adresse est créée dans les paramètres, dans la section Réception des documents par e-mail. Elle ressemble à une chaîne aléatoire sur le domaine in.parsedoc.dev — c'est intentionnel, car l'adresse est également un identifiant d'accès. Vous pouvez avoir jusqu'à cinq adresses, chacune pouvant pointer vers un autre dossier.
L'adresse peut être suspendue (le courrier est supprimé, l'adresse demeure) ou supprimée. Une adresse supprimée cesse de fonctionner immédiatement et une nouvelle aura une autre chaîne, donc en cas de fuite, vous n'avez rien d'autre à gérer — il suffit de reconfigurer les règles dans le courrier. Le bouton Enregistrer dans les contacts téléchargera une carte de visite, à partir de laquelle vous pouvez créer l'adresse dans Google, Apple ou Outlook.
Autorisation des expéditeurs
Seul le courrier provenant des adresses que vous avez dans la liste des expéditeurs autorisés sera traité. Sans une seule adresse dans la liste, la boîte ne recevra rien. Vous pouvez avoir cinq adresses ; en général, votre propre adresse, celle à partir de laquelle vous redirigez, et quelques fournisseurs constants suffisent.
Celui qui veut recevoir de n'importe qui peut choisir Autoriser tout le monde. Nous ne le recommandons pas : l'adresse sera ajoutée aux copies et annuaires, et chaque pièce jointe qui passe coûte des crédits.
Comment l'utiliser
Deux options raisonnables :
- Redirection manuelle. Faites suivre la facture de votre fournisseur à l'adresse. Le plus simple et cela fonctionne immédiatement.
- Règle dans le courrier. Dans Gmail ou Outlook, configurez un filtre qui redirige tout ce qui provient de fournisseurs connus. Vous n'aurez plus rien à faire.
Le dossier peut également être spécifié dans l'adresse : [email protected] enregistrera le document dans un dossier de ce nom. Un nom inconnu est ignoré et le document est placé dans le dossier défini pour l'adresse.
Ce qui est traité
Les pièces jointes dans les formats pris en charge sont traitées : PDF, photos, documents Word et Excel, factures électroniques. Si la même facture arrive en PDF et en ISDOC, un seul document sera créé — les données proviendront d'ISDOC, l'aperçu du PDF, sans crédits.
Le message redirigé sera déplié, même si le client l'a joint comme un e-mail imbriqué ou
un fichier .eml, jusqu'à la troisième niveaux d'imbrication. D'un seul message, au maximum dix
documents peuvent être créés ; le message ne doit pas excéder 25 Mo.
Les images de signatures et les icônes de pied de page seront ignorées — les images intégrées et les fichiers de moins de 20 Ko ne sont pas considérés comme des documents. Si aucun document n'est créé à partir des pièces jointes du message, le texte du message sera essayé : une facture écrite directement dans le corps de l'e-mail sera convertie en image et traitée comme un document.
Le même message reçu une seconde fois ne sera pas traité à nouveau.
Réponse et suivi
Un retour sera envoyé à l'expéditeur, indiquant ce qui a été reçu et dans quel dossier, ou pourquoi aucun document n'a été créé à partir de l'e-mail. Les réponses ne sont envoyées qu'aux expéditeurs autorisés et jamais à du courrier automatique ; cela peut être désactivé avec le commutateur Répondre à l'expéditeur.
L'expéditeur, le sujet et le corps du message sont enregistrés avec le document et peuvent être vus dans la fenêtre du document sur l'onglet E-mail. Le courrier rejeté a un enregistrement dans l'activité avec une raison.