Penerimaan melalui email

Akun akan mendapatkan alamat email sendiri. Apa pun yang diterima sebagai lampiran akan diproses sebagai dokumen yang diunggah.

Pengaturan

Alamat dibuat dalam pengaturan, di bagian Penerimaan dokumen melalui email. Ini terlihat seperti rangkaian acak di domain in.parsedoc.dev — ini disengaja, karena alamat juga merupakan informasi akses. Terdapat hingga lima alamat, masing-masing dapat mengarah ke folder yang berbeda.

Alamat dapat dijeda (email akan dibuang, alamat tetap) atau dihapus. Alamat yang dihapus langsung tidak berfungsi dan yang baru memiliki rangkaian yang berbeda, sehingga setelah kebocoran Anda tidak perlu mengatasi hal lainnya — cukup sesuaikan aturan di email. Tombol Simpan ke kontak akan mengunduh kartu nama, yang dapat Anda gunakan untuk membuat alamat di Google, Apple, maupun Outlook.

Pengirim yang Diizinkan

Hanya email dari alamat yang Anda miliki dalam daftar pengirim yang diizinkan yang akan diproses. Tanpa satu alamat pun dalam daftar, kotak masuk tidak akan menerima apa pun. Alamat dapat berjumlah lima; biasanya cukup dengan alamat Anda sendiri, dari mana Anda meneruskan, dan beberapa pemasok tetap.

Siapa pun yang ingin menerima dari siapa saja dapat memilih Izinkan semua. Kami tidak merekomendasikannya: alamat akan muncul dalam salinan dan direktori, dan setiap lampiran yang lolos akan menghabiskan kredit.

Cara Menggunakannya

Dua opsi yang masuk akal:

1. Meneruskan secara manual. Meneruskan faktur dari pemasok ke alamat. Ini yang paling mudah dan langsung berfungsi.
2. Aturan di email. Di Gmail atau Outlook, atur filter yang meneruskan semua email dari pemasok yang dikenal. Anda tidak perlu melakukan apa pun lagi.

Folder dapat ditentukan dalam alamat: [email protected] akan menyimpan dokumen ke folder dengan nama tersebut. Nama yang tidak dikenal akan diabaikan, dan dokumen akan masuk ke folder yang ditentukan di alamat.

Apa yang Diproses

Lampiran dalam format yang didukung akan diproses: PDF, foto, dokumen Word dan Excel, faktur elektronik. Ketika di samping PDF ada faktur yang sama sebagai ISDOC, hanya satu dokumen yang akan dibuat — data dari ISDOC, pratinjau dari PDF, tanpa kredit.

Email yang diteruskan akan dibuka, meskipun klien melampirkannya sebagai email bersarang atau berkas .eml, hingga tingkat ketiga dari penyisipan. Dari satu email, maksimal sepuluh dokumen dapat dihasilkan; email dapat memiliki ukuran maksimal 25 MB.

Gambar tanda tangan dan ikon dari footer akan dilewati — gambar dan berkas yang disisipkan di bawah 20 kB tidak dianggap sebagai dokumen. Jika tidak ada dokumen yang dihasilkan dari lampiran, teks email akan dicoba: faktur yang ditulis langsung dalam tubuh email akan diubah menjadi gambar dan diproses sebagai dokumen.

Email yang sama yang diterima untuk kedua kalinya tidak akan diproses kembali.

Balasan dan Jejak

Pengirim akan mendapatkan balasan mengenai apa yang diterima dan ke folder mana, atau mengapa tidak ada dokumen yang dihasilkan dari email. Balasan hanya diberikan kepada pengirim yang diizinkan dan tidak pernah untuk email otomatis; ini dapat dimatikan dengan tombol Balas kepada pengirim.

Pengirim, subjek, dan isi email akan disimpan bersama dokumen dan terlihat di jendela dokumen di tab Email. Email yang ditolak akan memiliki catatan dalam aktivitas beserta alasannya.