Recepción por email
La cuenta recibe una dirección de correo electrónico propia. Lo que llegue como archivo adjunto a esa dirección se procesará como un documento cargado.
Configuración
La dirección se crea en la configuración, en la sección Recepción de documentos por email. Tiene la forma de una cadena aleatoria en el dominio in.parsedoc.dev — esto es intencionado, ya que la dirección también es una credencial de acceso. Se pueden tener hasta cinco direcciones, cada una puede apuntar a una carpeta diferente.
La dirección puede ser pausada (los correos se descartan, la dirección permanece) o eliminada. La dirección eliminada deja de funcionar inmediatamente y la nueva tendrá una cadena diferente, por lo que no necesitará resolver nada más después de una filtración — solo restablecer las reglas en el correo. El botón Guardar en contactos descargará una tarjeta de presentación, desde la cual podrá crear la dirección en Google, Apple y Outlook.
Remitentes permitidos
Solo se procesará el correo de direcciones que esté en la lista de remitentes permitidos. Sin al menos una dirección en la lista, la bandeja no aceptará nada. Se pueden tener cinco direcciones; normalmente, basta con la suya propia, desde la cual reenvía, y un par de proveedores habituales.
Quien desee recibir de cualquiera puede elegir Permitir a todos. No lo recomendamos: la dirección se filtrará en copias y directorios, y cada archivo adjunto que pase costará créditos.
Cómo utilizarlo
Dos opciones razonables:
- Reenvío manual. Reenvíe la factura del proveedor a la dirección. Es lo más sencillo y funciona de inmediato.
- Regla en el correo. En Gmail o Outlook, configure un filtro que reenvíe todo de proveedores conocidos. Así ya no tendrá que hacer nada.
La carpeta también se puede especificar en la dirección: [email protected] guardará el documento en la carpeta de ese nombre. Un nombre desconocido se ignorará y el documento irá a la carpeta configurada para la dirección.
Qué se procesará
Se procesarán archivos adjuntos en formatos compatibles: PDF, imágenes, documentos de Word y Excel, facturas electrónicas. Cuando junto al PDF llegue la misma factura como ISDOC, se generará un único documento: datos de ISDOC, vista previa de PDF, sin créditos.
El mensaje reenviado se expandirá, incluso si el cliente lo adjuntó como un correo anidado o un archivo .eml, hasta una tercera nivel de anidamiento. De un solo mensaje se puede generar como máximo diez documentos; el mensaje puede tener un tamaño máximo de 25 MB.
Las imágenes de la firma y los iconos del pie se omitirán: las imágenes y archivos adjuntos de menos de 20 kB no se consideran documentos. Si no se genera ningún documento a partir de los archivos adjuntos del mensaje, se intentará procesar el texto del mensaje: una factura escrita directamente en el cuerpo del correo se convertirá en una imagen y se procesará como documento.
El mismo mensaje recibido por segunda vez no se procesará nuevamente.
Respuesta y seguimiento
Se responde al remitente sobre qué se recibió y a qué carpeta, o por qué no se generó ningún documento del correo. Se responde solo a remitentes permitidos y nunca a correos automáticos; esto se puede desactivar con el interruptor Responder al remitente.
El remitente, el asunto y el cuerpo del mensaje se guardarán con el documento y se verán en la ventana del documento en la pestaña Correo. Los correos rechazados tendrán un registro en la actividad con la razón.