Nhận qua e-mail
Tài khoản sẽ có một địa chỉ e-mail riêng. Những gì được gửi đến đó dưới dạng tệp đính kèm sẽ được xử lý như chứng từ đã tải lên.
Cài đặt
Địa chỉ được thiết lập trong cài đặt, tại phần Nhận chứng từ qua e-mail. Nó có dạng chuỗi ngẫu nhiên trên miền in.parsedoc.dev — điều này là cố ý, vì địa chỉ cũng là thông tin truy cập. Có thể có tối đa năm địa chỉ, mỗi địa chỉ có thể trỏ đến một hồ sơ khác nhau.
Địa chỉ có thể bị tạm ngưng (thư sẽ bị từ chối, địa chỉ vẫn còn) hoặc bị xóa. Địa chỉ bị xóa sẽ ngừng hoạt động ngay lập tức và địa chỉ mới sẽ có một chuỗi khác, vì vậy nếu có sự rò rỉ, bạn không cần phải lo lắng gì thêm — chỉ cần điều chỉnh lại các quy tắc trong hòm thư. Nút Lưu vào danh bạ sẽ tải xuống một danh thiếp mà bạn có thể tạo địa chỉ trong Google, Apple và Outlook.
Cho phép người gửi
Chỉ có thư từ những địa chỉ trong danh sách người gửi được phép mới được xử lý. Nếu không có bất kỳ địa chỉ nào trong danh sách, hòm thư sẽ không nhận được gì. Có thể có tối đa năm địa chỉ; thường thì chỉ cần địa chỉ của bạn, từ đó bạn chuyển tiếp, và một vài nhà cung cấp cố định.
Ai muốn nhận thư từ bất kỳ ai đều có thể chọn Cho phép tất cả. Chúng tôi không khuyến nghị điều này: địa chỉ sẽ bị đưa vào các bản sao và danh bạ và mỗi tệp đính kèm đi qua đều tiêu tốn tín dụng.
Cách sử dụng
Hai tùy chọn hợp lý:
- Chuyển tiếp thủ công. Chuyển tiếp hóa đơn từ nhà cung cấp đến địa chỉ. Đây là cách đơn giản nhất và hoạt động ngay lập tức.
- Quy tắc trong hòm thư. Trong Gmail hoặc Outlook, hãy đặt một bộ lọc tự động chuyển tiếp mọi thư từ những nhà cung cấp quen thuộc. Sau đó, bạn không cần làm gì thêm.
Hồ sơ cũng có thể được chỉ định trong địa chỉ: [email protected] sẽ lưu chứng từ vào hồ sơ có tên đó. Tên không quen thuộc sẽ bị bỏ qua và chứng từ sẽ rơi vào hồ sơ được thiết lập cho địa chỉ.
Những gì sẽ được xử lý
Các tệp đính kèm sẽ được xử lý ở định dạng được hỗ trợ: PDF, ảnh, tài liệu Word và Excel, hóa đơn điện tử. Khi một hóa đơn đến dưới dạng PDF và dưới dạng ISDOC cùng một lúc, sẽ chỉ tạo ra một chứng từ — dữ liệu từ ISDOC, hình ảnh từ PDF, không tốn tín dụng.
Thư chuyển tiếp sẽ được giải nén, ngay cả khi khách hàng gửi như một email lồng ghép hoặc tệp .eml, đến mức độ lồng ghép thứ ba. Một thư có thể tạo ra tối đa mười chứng từ; kích thước tối đa cho một thư là 25 MB.
Hình ảnh chữ ký và biểu tượng ở chân thư sẽ bị bỏ qua — những hình ảnh và tệp dưới 20 kB sẽ không được xem là chứng từ. Nếu không có chứng từ nào được tạo từ tệp đính kèm trong thư, sẽ thử xử lý nội dung của thư: hóa đơn viết trực tiếp trong nội dung email sẽ được chuyển đổi thành hình ảnh và được xử lý như chứng từ.
Cùng một thư được nhận lần hai sẽ không được xử lý lại.
Phản hồi và theo dõi
Người gửi sẽ nhận được phản hồi về những gì đã được nhận và vào hồ sơ nào, hoặc lý do tại sao không có chứng từ nào được tạo từ email. Phản hồi chỉ được gửi cho những người gửi được phép và không bao giờ cho thư tự động; có thể tắt điều này bằng cách bật công tắc Phản hồi cho người gửi.
Người gửi, chủ đề và nội dung của thư sẽ được lưu lại cùng với chứng từ và có thể được xem trong cửa sổ chứng từ trên tab E-mail. Thư bị từ chối sẽ có ghi chú trong hoạt động kèm theo lý do.