Ricezione tramite e-mail
L'account riceve un proprio indirizzo e-mail. Qualsiasi allegato inviato a questo indirizzo verrà elaborato come documento caricato.
Impostazioni
L'indirizzo viene creato nelle impostazioni, nella sezione Ricezione documenti tramite e-mail. Si presenta come una stringa casuale su dominio in.parsedoc.dev — questo è intenzionale, poiché l'indirizzo è anche una credenziale di accesso. Puoi avere fino a cinque indirizzi, ciascuno dei quali può indirizzare a una cartella diversa.
L'indirizzo può essere sospeso (la posta viene eliminata, l'indirizzo rimane) o eliminato. Un indirizzo eliminato smette di funzionare immediatamente e il nuovo avrà una stringa diversa, quindi dopo un'eventuale fuga di dati non dovrai preoccuparti di null'altro — solo riconfigurare le regole nella posta. Il pulsante Salva nei contatti scarica un biglietto da visita, da cui puoi creare l'indirizzo in Google, Apple e Outlook.
Mittenti autorizzati
Verrà elaborata solo la posta dagli indirizzi che hai nell'elenco dei mittenti autorizzati. Senza un solo indirizzo nell'elenco, la casella non accetterà alcun documento. Puoi avere cinque indirizzi; solitamente basta il tuo, da cui inoltri, e un paio di fornitori abituali.
Chi desidera ricevere da chiunque può scegliere Consenti a tutti. Non lo raccomandiamo: l'indirizzo verrà incluso in copie e rubriche e ogni allegato che passerà costerà crediti.
Come usarlo
Due opzioni ragionevoli:
- Inoltro manuale. Inoltra la fattura dal fornitore all'indirizzo. È la soluzione più semplice e funziona subito.
- Regola nella posta. Imposta un filtro in Gmail o Outlook che inoltri tutto dai fornitori conosciuti. Poi non dovrai fare nulla.
Puoi anche specificare la cartella nell'indirizzo: [email protected] salverà il documento nella cartella di quel nome. Un nome sconosciuto verrà ignorato e il documento andrà nella cartella impostata per l'indirizzo.
Cosa verrà elaborato
Saranno elaborati gli allegati nei formati supportati: PDF, foto, documenti Word e Excel, fatture elettroniche. Quando accanto a un PDF arriva la stessa fattura come ISDOC, si crea un solo documento — dati dall'ISDOC, anteprima dal PDF, senza costi di crediti.
Il messaggio inoltrato verrà estratto, anche se il cliente l'ha allegato come e-mail nidificata o file .eml, fino al terzo livello di nidificazione. Da un singolo messaggio possono derivare al massimo dieci documenti; il messaggio può avere al massimo 25 MB.
Le immagini della firma e le icone in fondo verranno saltate — le immagini e i file incorporati sotto 20 kB non verranno considerati come documenti. Se dal messaggio non emerge alcun documento dagli allegati, verrà esaminato il testo del messaggio: una fattura scritta direttamente nel corpo dell'e-mail verrà convertita in immagine e trattata come documento.
Lo stesso messaggio ricevuto per la seconda volta non verrà elaborato nuovamente.
Risposta e registrazione
Il mittente riceverà risposta su ciò che è stato ricevuto e in quale cartella, o perché non è stato creato alcun documento dall'e-mail. Si risponde solo ai mittenti autorizzati e mai alla posta automatica; questo può essere disattivato con l'interruttore Rispondi al mittente.
Il mittente, l'oggetto e il corpo del messaggio vengono salvati insieme al documento e sono visibili nella finestra del documento nella scheda E-mail. La posta rifiutata ha una registrazione nell'attività con il motivo.