Загрузка документов
Документ может попасть в сервис четырьмя способами. Все они заканчиваются одинаково — документом в выписке — но отличаются тем, сколько работы вам нужно будет сделать.
Обзор способов
| Способ | Когда подходит |
|---|---|
| Перетаскивание файла | Отдельные документы, быстрая проверка |
| Электронная почта | Поставщики, которые отправляют счета по почте |
| Telegram | Чеки, снятые на мобильный телефон в полевых условиях |
| API | Подключение из вашей системы, включая загрузку по ссылке |
Общие правила
Размер файла имеет значение: если он превышает лимит тарифа, загрузка будет отклонена еще до отправки, так что вы не будете ждать передачи, которая все равно завершится ошибкой. Многостраничные PDF обрабатываются как один документ, максимум двадцать страниц — если в одном PDF два счета, вы получите один документ с перемешанными данными.
Дубликаты контролируются сервисом по содержимому файла. Один и тот же файл, загруженный второй раз, будет отклонен со ссылкой на оригинал, так что вы не заплатите за него дважды. Тот, кто намеренно снова извлекает документ, может отключить проверку в настройках (Проверка дубликатов). Второй скан того же счета будет иметь другое содержимое файла и пройдет; сервис распознает его только после обработки по поставщику и номеру документа и сообщит как находку.
Настройки загрузки — тип документа, направление, целевой формат, валюта бухгалтерии — могут быть сохранены в папке как стандартные. Документ, который приходит по электронной почте или Telegram, возьмет параметры из папки, в которую попадает, а что папка не определяет — из настроек учетной записи.
Очередь
Загруженные документы обрабатываются по несколько сразу и между клиентами чередуются, так что большой импорт одного аккаунта не заблокирует другие. В партии из нескольких десятков файлов нормально, что последний ждет несколько минут. Выписка обновляется автоматически каждые три секунды, пока что-то обрабатывается; нет необходимости нажимать F5.