Carga de documentos
Los documentos llegan al servicio de cuatro maneras. Todas terminan igual — con el documento en el extracto — pero difieren en cuánto trabajo debe hacer alrededor de eso.
Resumen de métodos
| Método | Cuándo es útil |
|---|---|
| Arrastre de archivo | Documentos individuales, prueba rápida |
| Buzón de correo electrónico | Proveedores que envían facturas por correo |
| Telegram | Recibos fotografiados con el móvil en el campo |
| API | Conexión desde su propio sistema, incluida la carga desde un enlace |
Reglas comunes
El tamaño del archivo es importante: si supera el límite del plan, la carga será rechazada antes de enviarse, para que no espere una transferencia que terminará en error. Los PDF de varias páginas se procesan enteros como un solo documento, con un máximo de veinte páginas — si hay dos facturas en un mismo PDF, recibirá un único documento con datos mezclados.
El servicio controla duplicidades según el contenido del archivo. El mismo archivo cargado por segunda vez será rechazado con referencia al original, por lo que no pagará por él dos veces. Quien quiera extraer el documento nuevamente intencionadamente, puede desactivar este control en la configuración (Control de duplicados). Un segundo escaneo de la misma factura tiene un contenido de archivo diferente y será aceptado; el servicio lo reconocerá tras el procesamiento según el proveedor y el número del documento y lo reportará como un hallazgo.
Las opciones de carga — tipo de documento, dirección, formato de destino, moneda contable — se pueden guardar como predeterminadas en la carpeta. El documento que llegue por correo electrónico o Telegram tomará la configuración de la carpeta en la que caiga, y lo que no determine la carpeta lo tomará de la configuración de la cuenta.
Cola
Los documentos cargados se procesan en varios simultáneamente y se alternan entre clientes, de este modo una gran importación de una cuenta no bloqueará a las demás. En un lote de varias decenas de archivos, es normal que el último espere incluso unos minutos. El extracto se actualiza automáticamente cada tres segundos, mientras algo se procesa; no es necesario presionar F5.