Archivos

Un archivo es el lugar al que pertenece un documento. Cada documento está en uno solo, o en ninguno — en este caso, está en los no clasificados.

Para qué se utilizan los archivos

• Firma contable: un archivo por cliente.
• Empresa con sucursales: un archivo por centro.
• Flota de vehículos: un archivo por vehículo, el resumen de los repostajes se calcula por coches.
• Trabajo por proyectos: un archivo por proyecto.
• Periodo contable: un archivo por año, si te resulta más conveniente que filtrar por fecha.

Qué más puede hacer un archivo

Un archivo no es solo una carpeta. Puede sobrescribir la identidad de la cuenta, es decir, su propio IČO y el nombre de la empresa. Gracias a esto, la firma contable puede identificar el origen del documento según el cliente, no según ella misma: una factura de un proveedor es considerada recibida por el cliente, aunque la firma contable no tenga nada que ver con el proveedor.

Además, en el archivo se puede establecer un color, las opciones predeterminadas de carga (tipo de documento, dirección, tipo, formato de destino, moneda contable), la empresa en la contabilidad a la que se envían los documentos, y el compartir con otro usuario.

Se pueden tener hasta doscientos archivos.

Archivo

Un archivo que ha cumplido su propósito se archiva, no se elimina. Dejará de estar disponible para la clasificación, pero los documentos dentro permanecen y se pueden recuperar. Se puede devolver del archivo en cualquier momento.

También se puede eliminar un archivo, desde la gestión de archivos tras escribir su nombre. Puede ser solo el archivo — los documentos se moverán a los no clasificados — o también los documentos; estos irán a la papelera como en una eliminación normal.