Pastas

Uma pasta é o lugar onde um documento pertence. Cada documento está em uma, ou em nenhuma — nesse caso, está entre os não classificados.

Para que as pastas são usadas

• Empresa contábil: uma pasta por cliente.
• Empresa com filiais: uma pasta por centro.
• Frota de veículos: uma pasta por veículo, o resumo de abastecimento é então calculado por carros.
• Trabalho em projeto: uma pasta por projeto.
• Período contábil: uma pasta por ano, se isso for mais conveniente do que filtrar por data.

O que a pasta pode fazer a mais

A pasta não é apenas uma pasta. Ela pode reescrever a identidade da conta, ou seja, o próprio IČO e o nome da empresa. Graças a isso, a empresa contábil reconhece a direção do documento pelo cliente, não por si mesma: a fatura do fornecedor é recebida pelo cliente, mesmo que a empresa contábil não tenha nada a ver com o fornecedor.

Além disso, na pasta é possível definir a cor, as opções padrão de upload (tipo de documento, direção, categoria, formato de destino, moeda contábil), a empresa na contabilidade para onde os documentos são enviados, e o compartilhamento com outro usuário.

É possível ter até duzentas pastas.

Arquivamento

Uma pasta que perdeu a utilidade é arquivada, não apagada. Ela deixa de ser oferecida na classificação, mas os documentos nela permanecem e podem ser localizados. É possível retornar do arquivo a qualquer momento.

A pasta também pode ser deletada, na gestão de pastas após digitar seu nome. Pode ser apenas a pasta — os documentos são movidos para os não classificados — ou também com documentos; esses vão para a lixeira como em uma exclusão normal.