Integrazione con la contabilità

Un documento può essere inviato da ParseDoc direttamente al software di contabilità, senza passare per un file intermedio. La connessione si imposta in Impostazioni → Integrazione con la contabilità. Sappiamo gestire Fakturoid, iDoklad, SuperFaktura, Xero e QuickBooks Online.

I programmi che funzionano sul tuo computer — Pohoda, Money S3, Abra Flexi — non possono essere collegati. Per questi scaricherai il loro file di importazione o ISDOC.

Come si crea la connessione

Fakturoid, Xero e QuickBooks utilizzano OAuth: clicchi su collegare, verrai reindirizzato al fornitore, confermi l'accesso e torni indietro. Non ci fornisci mai la password della contabilità e non la memorizziamo.

Con iDoklad e SuperFaktura, nel tuo account generi l'accesso API e inserisci i dati da noi; viene verificato immediatamente al momento del salvataggio. Per ogni servizio è specificato dove trovarlo.

Un servizio che non abbiamo ancora registrato con il fornitore verrà segnalato nell'elenco come non impostato e il pulsante non sarà cliccabile.

Cosa viene inviato

L'intestazione del documento, entrambe le parti, le voci e i totali. A Fakturoid viene inviato anche il file originale come allegato, in modo che tu abbia nel sistema contabile la fattura scansionata insieme alla registrazione.

Può essere inviato solo un documento completato e solo una fattura. Nota di credito, fattura proforma e altri tipi sono un'entità diversa nei sistemi contabili esteri, quindi saranno rifiutati e dovranno essere scaricati come file e importati manualmente. La ricevuta è gestita solo da Fakturoid, dove viene registrata come costo senza il cliente.

Abbinamento controparte

Prima di inviare, il fornitore (nel caso di una fattura emessa, il cliente) viene cercato nel tuo sistema contabile in base all'IČO, eventualmente al nome. Se non è presente, verrà creato. Se l'invio fallisce, la controparte appena creata verrà rimossa, in modo da non lasciare registrazioni parziali nel tuo elenco a causa di tentativi non riusciti. Le controparti trovate non verranno toccate.

Duplicati

Prima di ogni invio, chiediamo alla contabilità se il documento esiste già. Un doppio clic non creerà un secondo documento; un messaggio dirà che è già presente. Chi desidera inserirlo di nuovo — ad esempio perché ha modificato l'originale nel frattempo — può cliccare su Creare comunque.

Cosa succede in caso di errore

L'errore verrà mostrato nella barra sopra l'elenco con la risposta della contabilità, non solo nel registro. Rimarrà sullo schermo finché non verrà chiuso, poiché le motivazioni possono essere lunghe e è necessario capire cosa fare dopo. Un rifiuto a causa dell'aliquota IVA offrirà di inviare di nuovo il documento con un'aliquota nulla.

Il documento non cambia con l'invio. Dopo la correzione, può essere inviato nuovamente. Un documento inviato ha il suo numero dalla contabilità e, dove fornito, anche un link.

Più aziende con un'unica registrazione

Un'azienda contabile ha in Fakturoid una società per ogni cliente. Dopo l'integrazione, scegli in quale azienda devono andare i documenti, e per ogni cartella puoi impostare una diversa. Se l'IČO della cartella corrisponde all'IČO di una delle aziende, verrà offerta automaticamente.