Identité de l’entreprise et direction du document
La direction du document — reçu ou émis — est déterminée en comparant l'identité de votre compte avec le fournisseur et le client sur le document.
Comment ça fonctionne
- Un document a deux parties, le fournisseur et le client.
- Le service essaie de trouver votre IČO ou le DIČ (numéro de taxe sur la valeur ajoutée) tchèque le contenant.
- Lorsqu'il est trouvé chez le client, le document est reçu. S'il est trouvé chez le fournisseur, il est émis. Une correspondance d'IČO est certaine et prévaut sur la direction que vous avez choisie lors du téléchargement.
- Si l'IČO n'est nulle part, le nom de l'entreprise est comparé avec une tolérance pour les fautes de frappe. Une correspondance de nom déterminera la direction uniquement là où vous l'avez fait reconnaître. Si vous avez choisi la direction vous-même et que le nom indique le contraire, un litige se produit.
- Si rien ne correspond, le document est considéré comme reçu.
Dans le détail du document, il est indiqué sur quoi la direction a été déterminée : par l'IČO, par le nom, ou que votre entreprise n'est pas sur le document.
Pourquoi l'IČO et pas le nom
Le nom est écrit de différentes manières sur les documents : « Alfa s.r.o. », « ALFA sro », « Alfa, spol. s r. o. ». La comparaison des noms est donc seulement une voie de secours, cherchant la similarité, pas la correspondance. L'IČO est unique, donc on n'applique pas de tolérance : deux entreprises peuvent avoir un IČO qui diffère d'une seule chiffre.
Où définir l'identité
À deux endroits, et l'ordre décide :
- Dans le dossier — avec le bouton Qui je suis dans la Gestion des dossiers. Cela a la priorité et c'est ce que veut l'entreprise comptable.
- Dans le compte (Paramètres → Mon entreprise) — utilisé lorsque le dossier n'a pas d'identité propre.
Sans identité remplie, l'option Reconnaître automatiquement lors du téléchargement n'est pas proposée et le document est considéré comme reçu, jusqu'à ce que vous disiez le contraire.
Dans la ligne de dossier, il est indiqué ce qui s'applique à ses documents : soit le nom et l'IČO propres, soit la même valeur avec la note du paramètre du compte, ou un avertissement indiquant que l'identité n'est définie nulle part.
Plus d'entreprises propres
Si vous gérez plusieurs entreprises dans un seul compte, donnez à chacune un dossier propre avec une identité propre. Il n'est pas possible de configurer les deux sur le compte et cela n'aurait même pas de sens — le service ne saurait pas à laquelle le document appartient.
Recherche dans ARES
Partout où l'identité est saisie — dans la fenêtre d’accueil, dans les paramètres du compte et dans le dossier — l'IČO et le nom peuvent être recherchés dans le registre ARES en utilisant le bouton Charger depuis ARES : avec l'IČO rempli, il complète le nom officiel, avec une partie du nom (au moins trois caractères), il propose une liste d'entreprises à choisir. Le registre n'est utilisé que ici, ne posant pas de questions sur les documents.