Création et configuration d'un classeur
Les classeurs sont gérés dans les paramètres (Gestion des classeurs), mais il est également possible de créer un nouveau classeur directement lors de la sélection du classeur au-dessus du téléversement.
Ce qui est configuré dans un classeur
| Option | À quoi ça sert |
|---|---|
| Nom | Comment s'appelle le classeur dans les sélections, jusqu'à cent caractères |
| Couleur | Badge dans la liste ; sans couleur, il restera gris |
| Qui je suis | Nom ou raison sociale et IČO (numéro d'identification) qui remplacent l'identité du compte |
| Type de document | Schéma prérempli, par exemple un reçu de carburant pour un véhicule |
| Direction et type de document | Direction préremplie, éventuellement type fixé (par exemple avoirs) |
| Format cible | Ce qui est proposé lors du téléversement et ce qui part par webhook |
| Devise comptable | Ne s'applique qu'à l'export vers Pohoda |
| Entreprise en comptabilité | À quelle entreprise dans la comptabilité connectée les documents vont ; le bouton porte le nom du service, par exemple Fakturoid |
| Partage | Qui peut voir le classeur, voir page personnelle |
Les options par défaut ne sont que des préremplissages, pas un verrou. Dans le classeur d'un véhicule, une facture pour un service arrivera tôt ou tard et peut être changée avant le téléversement. Les options que vous avez actuellement configurées au-dessus du téléversement peuvent être enregistrées dans le classeur d'un simple clic (Enregistrer les options actuelles comme par défaut).
Identité de l'entreprise dans le classeur
C'est le choix le plus important et pourtant le plus souvent omis. Sans cela, la direction du document est déterminée par l'identité de tout le compte.
Cela se configure en appuyant sur le bouton Qui je suis dans le classeur, y compris la recherche dans le registre ARES. Dans la ligne du classeur, vous pouvez ensuite voir ce qui s'applique à ses documents : soit le propre nom et IČO, soit la même valeur avec la note depuis les paramètres du compte, ou un avertissement indiquant que l'identité n'est pas configurée nulle part.
Exemple : le cabinet comptable Alfa a pour client Beta. Dans le classeur « Beta », arrive une facture émise par Beta. Sans identité remplacée, ParseDoc l'évaluera comme reçue, car Alfa n'est mentionné nulle part. Avec l'identité remplacée, il la désignera correctement comme émise.
Il est possible de remplacer les champs : le classeur peut spécifier seulement l'IČO et laisser le nom au compte, ou vice versa. L'identité est enregistrée séparément des options par défaut, donc l'enregistrement de l'une n'écrase pas l'autre.
Non classé
Les documents sans classeur se trouvent parmi les non classés. Les non classés ne sont pas un classeur, n'ont pas de couleur ni de partage, mais ils disposent également d'options par défaut pour le téléversement — celles-ci se configurent dans la gestion des classeurs sur la première ligne et sont liées au compte. Il en va de même pour le bouton Qui je suis sur cette ligne : il change l'identité de tout le compte, tout comme la section Mon entreprise dans les paramètres.
Nommage
Brièvement et sans ambiguïté. Les noms apparaissent dans les badges au sein de la liste, où l'espace est limité, donc un long nom sera coupé et sera indistinguable des autres. Dans l'adresse pour la réception par e-mail, le nom est écrit après un plus, voir Réception par e-mail.