شانون

شانون وہ جگہ ہے جہاں دستاویز موجود ہے۔ ہر دستاویز صرف ایک شانون میں ہوتی ہے، یا کسی میں نہیں — پھر یہ بے ترتیب کے درمیان ہوتی ہے۔

شانون کا استعمال کس لیے ہوتا ہے

• محاسباتی کمپنی: ہر کلائنٹ کے لیے ایک شانون۔
• برانچز والی کمپنی: ہر مرکز کے لیے ایک شانون۔
• گھریلو پارکنگ: ہر گاڑی کے لیے ایک شانون، فیولنگ کا جائزہ پھر گاڑیوں کے حساب سے ہوتا ہے۔
• پروجیکٹ کا کام: ہر منصوبے کے لیے ایک شانون۔
• محاسباتی میعاد: اگر یہ آپ کے لیے تاریخ کے فلٹرنگ سے زیادہ بہتر ہے تو ہر سال کے لیے ایک شانون۔

شانون کی اضافی خصوصیات

شانون صرف ایک فولڈر نہیں ہے۔ یہ اکاؤنٹ کی شناخت کو تبدیل کر سکتا ہے، یعنی اپنا IČO اور کمپنی کا نام۔ اس کی بدولت محاسباتی کمپنی دستاویز کے رخ کو کلائنٹ کے لحاظ سے پہچان سکتی ہے، اپنے لحاظ سے نہیں: سپلائر کی طرف سے بھیجی گئی انوائس کلائنٹ کے لیے وصول کی جاتی ہے، حالانکہ محاسباتی کمپنی کا سپلائر کے ساتھ کوئی تعلق نہیں ہوتا۔

شانون میں مزید رنگ ترتیب دیا جا سکتا ہے، ڈیفالٹ اپلوڈ آپشنز (دستاویز کی قسم، رخ، نوعیت، ہدفی فارمیٹ، محاسبہ کی کرنسی)، وہ کمپنی جس میں دستاویزات جاتی ہیں، اور دوسرے صارف کے ساتھ شیئرنگ کو بھی ترتیب دیا جا سکتا ہے۔

ایک وقت میں دو سو شانون ہو سکتے ہیں۔

آرکائیو

ایک شانون جو کام کر چکا ہے اسے آرکائیو کیا جاتا ہے، حذف نہیں کیا جاتا۔ یہ ترتیب دینے کے وقت پیش نہیں کیا جائے گا، لیکن اس میں موجود دستاویزات باقی رہتی ہیں اور تلاش کی جا سکتی ہیں۔ آرکائیو سے کسی بھی وقت واپس لایا جا سکتا ہے۔

شانون کو بھی حذف کیا جا سکتا ہے، شانون کی انتظامیہ میں اس کا نام لکھنے کے بعد۔ یا تو صرف شانون — دستاویزات بے ترتیب میں منتقل ہو جائیں گی — یا دستاویزات کے ساتھ بھی؛ پھر وہ عام حذف کی طرح کوڑے میں جائیں گی۔