Dosyalar

Dosya, belgenin ait olduğu yerdir. Her belge tam ya yalnızca bir kez ya da hiç bulunur — o durumda ise kaydedilmemişler arasındadır.

Dosyalar ne için kullanılır

• Muhasebe firması: her müşteri için bir dosya.
• Şubeleri olan firma: her merkez için bir dosya.
• Araç filosu: her araç için bir dosya, yakıt tüketimi ise araçlar üzerinden hesaplanır.
• Proje çalışması: her iş için bir dosya.
• Muhasebe dönemi: eğer verileri filtrelemekten daha uygunsa, her yıl için bir dosya.

Dosyanın ek özellikleri

Dosya sadece bir klasör değildir. Hesabın kimliğini, yani kendi IČO (işletme kaydı numarası) ve firma adını değiştirebilir. Bu sayede muhasebe firması belgenin yönünü, kendisine değil, müşteriye göre tanır: tedarikçiden gelen fatura, muhasebe firması tedarikçiyle herhangi bir bağlantısı olmasa bile, müşteri için alınmış sayılır.

Ayrıca dosyada renklendirme, yükleme varsayılan seçenekleri (belge türü, yön, çeşit, hedef format, muhasebe para birimi), belgelerin gideceği muhasebe firması ve diğer kullanıcılarla paylaşım gibi ayarlar yapılabilir.

En fazla iki yüz dosya sahibi olabilirsiniz.

Arşivleme

İşlevini tamamlayan dosya arşivlenir, silinmez. Sınıflandırma sırasında sunulmaz, ancak içindeki belgeler yine de mevcut olup bulunabilir. Arşivden istediğiniz zaman geri dönebilirsiniz.

Dosyayı silmek de mümkündür, dosya yönetiminde isminin kopyalanmasının ardından. Ya sadece dosya silinir — belgeler kaydedilmemişler arasında taşınır — ya da belgelerle birlikte; bu durumda belgeler standart bir silme işlemi gibi çöp kutusuna yönlendirilir.