फोल्डर्स
फोल्डर वह स्थान है, जहां दस्तावेज़ स्थित होता है। प्रत्येक दस्तावेज़ हमेशा एक में, या किसी में नहीं होता — फिर वह असंविधेय में होता है।
फोल्डर्स का उपयोग कब किया जाता है
- लेखांकन फर्म: प्रत्येक क्लाइंट के लिए एक फोल्डर।
- शाखाओं वाली कंपनी: प्रत्येक केंद्र के लिए एक फोल्डर।
- वाहन बेड़ा: प्रत्येक वाहन के लिए एक फोल्डर, फिर ईंधन भरने का सारांश वाहनों के हिसाब से होता है।
- प्रोजेक्ट कार्य: प्रत्येक प्रोजेक्ट के लिए एक फोल्डर।
- लेखांकन अवधि: प्रत्येक वर्ष के लिए एक फोल्डर, यदि यह आपको डेटा फ़िल्टर से अधिक सुविधाजनक लगता है।
फोल्डर की अतिरिक्त क्षमताएं
फोल्डर केवल एक डॉक्यूमेंट नहीं है। यह लेखाकार के पहचान को फिर से लिख सकता है, यानी अपनी IČO और कंपनी का नाम। इसके कारण लेखांकन फर्म दस्तावेज़ की दिशा क्लाइंट के द्वारा पहचान सकती है, अपने द्वारा नहीं: आपूर्तिकर्ता से प्राप्त इनवॉइस क्लाइंट के लिए प्राप्त है, भले ही लेखांकन फर्म का आपूर्तिकर्ता से कोई संबंध न हो।
आगे, फोल्डर में रंग सेट किया जा सकता है, अपलोडिंग के लिए डिफ़ॉल्ट विकल्प (दस्तावेज़ का प्रकार, दिशा, प्रकार, लक्ष्य प्रारूप, लेखा मुद्रा), लेखा में कंपनी, जहां से दस्तावेज़ निकलते हैं, और अन्य उपयोगकर्ता के साथ साझा करना।
एक साधारण फोल्डर की संख्या दो सौ तक हो सकती है।
आर्किवेशन
जो फोल्डर अब कार्य नहीं करता, उसे आर्काइव किया जाता है, हटाया नहीं जाता। यह वर्गीकरण करते समय उपलब्ध नहीं रह पाता है, लेकिन उसके अंदर दस्तावेज़ बने रहते हैं और उन्हें खोजा जा सकता है। आर्किव से कभी भी लौटाया जा सकता है।
फोल्डर को भी हटाया जा सकता है, फोल्डर प्रबंधन में उसके नाम को दोहराकर। या तो केवल फोल्डर — दस्तावेज़ असंविधेय में स्थानांतरित हो जाएंगे — या दस्तावेज़ों के साथ; वे सामान्य हटाने की तरह रद्दी में चले जाएंगे।