ملفات

الملف هو المكان الذي ينتمي إليه المستند. كل مستند يكون في ملف واحد فقط، أو في أي ملف — إذاً فهو ضمن غير المصنفين.

الاستخدامات التي تستخدم لها الملفات

• شركة المحاسبة: ملف واحد لكل عميل.
• شركة مع فروع: ملف واحد لكل مركز.
• أسطول المركبات: ملف واحد لكل مركبة، يتم احتساب نظرة عامة على التزود بالوقود حسب السيارات.
• العمل على المشاريع: ملف واحد لكل عقد.
• الفترة المحاسبية: ملف واحد للسنة، إذا كان ذلك يناسبك أكثر من تصفية البيانات.

ما الذي يمكن أن يفعله الملف بالإضافة إلى ذلك

الملف ليس مجرد مجلد. يمكنه إعادة كتابة هوية الحساب، أي رقم IČO (رقم التسجيل الضريبي) واسم الشركة. بفضل ذلك، تعرف شركة المحاسبة اتجاه المستند بناءً على العميل، وليس بناءً على نفسها: الفاتورة من المورد تكون مستلمة للعميل، حتى وإن لم يكن لدى شركة المحاسبة أي علاقة بالمورد.

كما يتم تعيين اللون في الملف، الخيارات الافتراضية للتسجيل (نوع المستند، الاتجاه، النوع، التنسيق المستهدف، عملة المحاسبة)، الشركة في المحاسبة التي تذهب منها المستندات، ومشاركة الملف مع مستخدم آخر.

يمكن أن يكون لديك ما يصل إلى مئتي ملف.

الأرشفة

الملف الذي انتهى عمره الافتراضي يُؤرشف، ولا يُمحى. يتوقف عن الظهور عند التصنيف، ولكن المستندات فيه تبقى ويمكن العثور عليها. يمكن استعادتها من الأرشيف في أي وقت.

يمكن أيضًا حذف الملف، في إدارة الملفات بعد كتابة اسمه. سواءً الملف فقط — المستندات تنتقل إلى غير المصنفين — أو حتى مع المستندات؛ ثم تنتقل إلى سلة المهملات كما هو الحال مع الحذف العادي.